La organización de eventos en el restaurante es una estrategia multipropósito. Es una buena manera de fidelizar a los clientes y de atraer nuevos, al tiempo que se generan ingresos adicionales. Los eventos contribuyen también a consolidar la imagen de la marca y a reforzar la cultura de la empresa. ¿Sueles planificar eventos en tu restaurante?
Tipos de eventos
Existen dos modalidades de organización de eventos.
Eventos propios
Por un lado, el restaurante puede organizar sus propios eventos. Aprovechar días destacados en el calendario para convocar a clientes, amigos y al público en general a un evento, es una buena manera de marcar presencia.
Eventos a demanda
Otra modalidad es la organización de eventos por pedido. Eventos especiales empresariales, fiestas de cumpleaños, bodas, aniversarios o de encuentros de amigos, ofrecen la posibilidad de un plus en rentabilidad y captación de clientes.
Ambas modalidades suponen dedicación, creatividad, esfuerzo y trabajo del restaurante, que, en definitiva, debe cumplir con su misión de satisfacer las expectativas de los clientes.
Consejos para realizar eventos en el restaurante
Tanto se trate de eventos por iniciativa del restaurante o por pedidos de clientes, para organizar eventos hay que tener en cuenta diversos aspectos que, integrados, harán posible el éxito.
Algunos consejos importantes:
Definir objetivos
El primer paso es la definición de los objetivos que se pretende lograr con el evento. En torno a estos objetivos y definiciones girará toda la organización.
Público
Identificar el público que se aspira atraer al evento es clave para la propuesta. Las características del público objetivo determinarán el menú, las bebidas, la ambientación, el número en vivo, si lo hay. Es decir, que el evento se organizará en función de las expectativas y gustos de esos potenciales clientes que se quiere atraer.
Es muy importante conocer esos rasgos del público para adaptar el evento a sus preferencias. ¿Qué tipo de comida es adecuada para ese target? ¿Prefieren el vino o la cerveza? ¿Son clientes habituales o se pretende captar nuevos?
Este consejo es válido tanto para eventos propios del restaurante como a los que organiza por pedido. En este último caso, es imprescindible escuchar atentamente a quien encarga el evento, preguntar perfiles de invitados, investigar sus gustos,
Tipo de evento
De acuerdo con el objetivo, especialmente con el público al que se pretende atraer, se elegirá el tipo de evento. Es posible optar por eventos temáticos, cenas, degustaciones, presentación de platos, vinos, cervezas, por mencionar solo algunos.
Cuando se organizan eventos por encargo, generalmente quien lo encarga propone la idea. Pero si no es así, será muy bueno proponer opciones.
Planificar el evento
Una vez que se ha reunido toda la información previa, es momento de planificar el evento. El plan debe contener:
- Fecha y horario.
- Tipo de comida y bebida.
- Distribución del espacio, iluminación, decoración.
- Distribución de tareas entre los empleados.
- Entretenimiento.
- Medios de consulta y de reserva para interesados. Es fundamental disponer de un medio de consulta al que los interesados puedan acudir. La respuesta tiene que ser segura e instantánea. Por tanto, el encargado de atender consultas debe estar enterado de cada detalle del evento. Disponer sistemas de reserva por canales de internet es muy práctico.
El equipo tiene que implicarse en la organización. Es conveniente realizar reuniones previas para escuchar sus opiniones y ajustar cada detalle.
El marketing
Si el evento es organizado por iniciativa del restaurante es necesario promocionarlo. Inundar las redes sociales con mensajes e imágenes relacionados con el evento, lo pondrá en una vidriera en el que muchas personas lo visualizarán.
Los influencers son buenos para esto. Invitar a un influencer al evento es una estrategia que suele dar buenos resultados. La web es un espacio muy importante para la promoción. El mail permitirá personalizar invitaciones para los clientes frecuentes, animándolos a concurrir y a invitar a sus amigos.
Ejecución del evento
Cuando llega el momento en que se realiza el evento, todo tiene que estar listo. Los empleados estarán preparados para cumplir con el rol que se les ha asignado. De ellos dependerá en gran parte la experiencia de los participantes. Una reunión de equipo previa, garantizará que cada persona conoce su rol y permitirá revisar la ejecución del plan de acción.
Evaluación de resultados
Una evaluación de resultados cuando el evento ha finalizado permitirá conocer en qué medida se han cumplido los objetivos. Se analizará la convocatoria, las ventas, el feedback de los asistentes y todo otro indicador relevante. Esta información será muy útil para futuros eventos.
Organización de un evento solicitado por un tercero
La organización de eventos por encargo, es una excelente manera de optimizar el aprovechamiento de los recursos. En general, los consejos para planear un evento para festejar una boda, un cumpleaños o un acontecimiento empresarial son los mismos que para un evento propio del restaurante. Sin embargo, hay detalles diferenciadores.
¿Qué espera el cliente?
El primer asunto al que hay que atender es qué quiere el cliente. Es necesario reunirse con buena anticipación para escuchar al cliente. Debe quedar claro qué tipo de evento pretende, cuáles son sus expectativas, cuál es el nivel de presupuesto del que dispone.
La propuesta
A partir de la información anterior, el restaurador se reunirá con el equipo para elaborar la propuesta. Es aconsejable ofrecer diferentes propuestas de menús, ambientación, bebidas, distribución del espacio. Si el presupuesto lo permite, será bueno disponer una degustación previa de las propuestas gastronómicas. El cliente definirá cuál le gusta más y hasta podrá sugerir ajustes.
Debe atenderse a todos los detalles para asegurarse de que las expectativas del cliente estarán satisfechas.
Confirmación final
Una vez que el plan está completo, se aconseja realizar una reunión final con el cliente para confirmar cada detalle. La comunicación debe ser clara para evitar sorpresas y malentendidos.
La preparación del equipo del restaurante es la base del éxito de la organización de un evento. La coordinación de tareas, la comunicación fluida, la disposición para que todo funcione, la implicación con el evento, son factores claves que permitirán que todo resulte perfecto.
