Si tienes un restaurante o un local gastronómico, sin dudas querrás obtener de él el máximo beneficio. No siempre es fácil abrir tu establecimiento a otras líneas de negocio. Preparar un evento novedoso que sorprenda a tus clientes, es una buena manera de diferenciarte. Y la clave es la idea y la organización para llevarla a buen puerto. Pues bien, dejemos volar la imaginación y veamos algunos tips que son indispensables para ello. Ideas, energía y ¡manos a la obra!

El desafío: planificar la organización de un evento

Ver repleto tu restaurante un día cualquiera de la semana y lleno de rostros sonrientes, es una imagen que no siempre se consigue. Teniendo en cuenta la gran oferta de locales y el abanico de actividades que organizan, parece aún más complicado. Sin embargo, no hace falta inventar nada extraordinario, sino centrarse en tu diferencial.

 La organización de un evento no sólo es un camino para dar a conocer tu negocio, sino una poderosa herramienta de comunicación. Si lo piensas y planificas correctamente, es el momento de conectar con proveedores potentes, con sectores complementarios del sector y con aquellos clientes que tú quieres.

planificar un evento

Atención al objetivo

Antes de nada, es importante definir cuál será la finalidad ¿Hacer conocer tu restaurante y que tenga mayor concurrencia? ¿Que lo reconozcan como referente en un espacio más selecto? ¿Atraer determinado tipo de personas o diversificar el negocio?

Son muchas las opciones, pero una vez limpia la mente de infinitas posibilidades, resultará mucho más sencillo dirigir la energía a cumplir lo propuesto.

Ahora bien, una vez decidido el objetivo, lo que sigue es pensar la mejor manera de materializarlo. Y aquí comienza lo interesante.

Una opción para cada caso

Dependiendo lo que busques, deberás centrarte en determinado público al cual agradar y, por qué no, mimar. Ponte en el lugar de la persona y encontrarás muchas de las claves. Busca empatizar y decidirás mejor.

Si lo que deseas es popularizar tu restaurante y que no quepa un alfiler, puede que lo ideal sea organizar una comida o cena temática en una fecha especial. Amigos, enamorados, padres, madres.

Incluye la presentación de un plato o bebida que te caracterice y alguna promoción.

planificar eventos

Otros públicos

Si lo que tienes en mente, por el contrario, es conectar con público más selecto, puedes organizar, por ejemplo, una cena maridada por vinos. Así, te relacionas con bodegas reconocidas y ofreces catas guiadas por un sumiller que acompañe tus mejores platos.

Si la zona donde te encuentras es turísticamente fuerte, piensa en días o tiempos de intercambios culturales.

Lo importante es hacer sentir que todo va especialmente dedicado a los presentes. Esto hará que la gente se decida por tu espacio y luego hable de él. Fidelizar y atraer, esa es la cuestión.

Puntos indispensables para no fallar

 Conocer el negocio al que te dedicas y potenciarlo

Si eres fuerte ofreciendo carnes, pues que el evento tenga como protagonista un nuevo plato, donde la carne sea la protagonista principal.

Si te distingue un ambiente distendido y familiar, busca sumar puntos con una comida. Si cabe en tus posibilidades, que sea al aire libre donde incluyas un espacio de juegos para niños. Un verdadero gol.

Saber cuáles son tus fortalezas y debilidades

Dedícate a hacer más fuerte aquello que te destaca y busca ofrecer algo más. Ese plus, por mínimo que sea, te diferenciará. Observa, escucha los comentarios de tus clientes e intenta mejorar tus puntos débiles. Y hazlo saber.

Entonces…

Qué tenemos hasta aquí. En primer lugar, una idea clara de lo que buscas. En base a ello, una elección del tipo de acontecimiento a organizar y una buena fecha para realizarlo. Acto seguido, conciencia de cuál es tu fuerte y ganas de potenciarlo. Después, conocimiento de tus debilidades para cometer la menor cantidad de errores. Y, por último, convencimiento de que observar y escuchar a tus clientes es el secreto.

Un recorrido indispensable

Cuando preparas un evento, debes pensar que los invitados van a disfrutar. Por ello, es ideal rodear la experiencia de un aire distendido. Para lograrlo, es muy importante que todo esté planificado de antemano.

Y ¿Cómo seguimos?

Lo primero es contar con un calendario o agenda, donde anotar cada actividad y los plazos dispuestos para hacerla. Centra esto en pocas personas y delega luego diversas tareas.

Como hemos visto, el segundo paso es distribuir claramente y en detalle actividades y plazos. Hazlo entre tu gente de confianza y monitorea cada cierto tiempo el rumbo que llevan.

Aquí, puedes echar mano a ciertas herramientas como calendarios y documentos compartidos. Google drive, por ejemplo, permite crearlos, editarlos y compartirlos y evitar de esta forma el riesgo de perder papeles.

La tercera tarea, es centrarte en las personas que deseas contigo ese día. Proveedores e invitados. Banda de música, invitado especial, empresas del sector.

Por último, la ficha que debes mover es la publicidad. Deberá ser directa e indirecta. Focalizada al público objetivo y pensada para continuarla después del acontecimiento.

eventos

Las redes sociales: una potente herramienta

Es esencial valerte de una estrategia comunicacional. Decir estrategia suena algo complejo, pero no lo es si tienes en cuenta dos cosas. Primero, promocionar tu evento offline dependiendo de cuál sea. Si es masivo, dándolo a conocer en el mismo local. Si es más específico, realizando invitaciones especiales.

Segundo, haciendo una campaña en redes sociales. Publicitándolo en tu sitio web y/o blog propio, así como en tu fanpage de Facebook, Twitter e Instagram.

Comienza con un par de semanas de antelación. De esta manera te aseguras contar con tiempo suficiente para no bombardear con información los últimos días.

Algunos tips para las redes

Selecciona los mensajes de acuerdo al público y la red que utilices. Usa fotos atractivas para Instagram y agrega artículos cortos en Facebook que persuadan y generen curiosidad por asistir.

Deja que tu imaginación vuele y piensa creativamente. Vincula tu evento a alguna personalidad que atraiga, habla de los beneficios de la comida que ofrecerás, anímate y ofrece una pequeña formación en postres, cocina salada o vino  a los invitados.

La clave en la organización de un evento: una idea, organización y empatía con los invitados.