Los eventos virtuales están instalados en el mundo y, probablemente, perduren más allá del coronavirus. Es cierto que esta modalidad de encuentro entre personas existía desde que internet se hizo popular. Familiares y amigos que viven distantes, se han encontrado en videoconferencias periódicamente antes de la pandemia.  El aprendizaje virtual desde hace mucho  brinda posibilidades de capacitación a las personas. Con el streaming los espectáculos permanecen y se difunden.

Efectos del Covid-19

Cuando la vida social se paralizó, temporalmente desaparecieron los congresos, ferias y exposiciones, conferencias, fiestas.  Estos eventos permitían a las empresas difundir marcas, productos, servicios. Y al público disfrutar y conocer. Además, sostenían económicamente a un importante número de trabajadores que  se ocupaban de su organización y ejecución.

Esta falta de eventos provocada por la pandemia creó un gran agujero negro, difícil de eliminar. No hubo más viajes, el distanciamiento social es requisito legal, los aforos no permiten reuniones numerosas.  Y, una vez más, la tecnología apareció como un oasis que prometió dar un respiro a este ahogo del sector.

El momento actual

Es así que actualmente los eventos virtuales se han consolidado y se extienden a las más diversas áreas.  Esta aplicación de la tecnología a los eventos se va perfeccionando y las personas se van acostumbrando a involucrarse en estas instancias. 

Se han generado nuevas oportunidades de negocio que están siendo aprovechadas por algunos empresarios para reinventarse. Al mismo tiempo, los desarrolladores de tecnología perfeccionan las plataformas y los eventos virtuales, que para muchos pueden ser casi magia, son tan reales y experienciales como los presenciales.

¿Eventos virtuales vs. eventos presenciales?

La virtualidad es una necesidad, y eso está claro. A nivel económico, gracias a internet y a las posibilidades que ofrece la tecnología, muchas empresas y personas están logrando mantenerse a flote.

El surgimiento de eventos virtuales fue uno de esos logros que se impulsó por la pandemia, esto es real. Si el coronavirus no hubiera impedido a la gente reunirse, es probable que  este sector de la actividad hubiera continuado como antes. Pero el mundo cambió.

Poco a poco se van descubriendo nuevas posibilidades en el campo de la virtualidad. Con la experiencia y las innovaciones, aparecen en escena recursos que acercan más y que abren perfeccionan este tipo de eventos.  

Eventos

La llegada a un público mucho más extenso es una de las ventajas de los eventos virtuales.  Un evento presencial que se celebra en una ciudad, reúne a un cierto número de personas que pueden acceder porque viven cerca o porque tienen los recursos para asistir. En el marco de la virtualidad, no existen fronteras físicas. Se involucra a muchas más personas y los eventos llegan a todos los interesados.

Esto no implica que se terminen los eventos presenciales. La virtualidad no sustituirá del todo la presencialidad.  Pero los eventos virtuales enriquecen el abanico de posibilidades y complementan las opciones tradicionales.  No se trata de oponer lo  virtual a lo  presencial, sino de que se puedan combinar ambas modalidades.

Si bien es cierto que en la virtualidad falta ese contacto de piel, el hombre es animal de costumbres y poco a poco se va acostumbrando a esta nueva manera de vincularse con los otros. Quizás con desconfianza la primera vez, pero con más seguridad en otras oportunidades, las personas descubren que es  posible disfrutar de una experiencia diferente. 

Madcooling: un ejemplo de eventos virtuales que se puede imitar

Madison es una empresa de marketing y tecnología, que hace tiempo trabaja eventos en formato digital.  El coronavirus impidió que un showcooking en vivo que estaba planeado se llevara a cabo. Rápidamente Madison agudizó el ingenio y la creatividad, y así surgió MadCooking. 

En la experiencia el evento de cocina se desarrolló en un entorno virtual. Contó con la colaboración del Chef  Javier Peña, que puso toda su genialidad  y buen ánimo para que la experiencia resultara exitosa.

El paso a paso de la organización del evento virtual

El análisis de los pasos seguidos para realizar MadCooking muestra un camino que puede seguirse para poner en marcha otros eventos virtuales. ¿Cómo se preparó y desarrolló este evento?

Antes del evento

La invitación. La organización de un evento virtual lleva una preparación similar a la de un evento presencial.  Es necesario centrarse en el vínculo con los participantes, para motivarles y mantenerles interesados. Hay que generar expectativa para que puedan imaginar y anticipar una gran experiencia, diferente a otras.

Para ello, se requiere elaborar un plan de comunicación adaptado al público objetivo. ¿Qué hizo MadCooking?  Preparó una invitación explicando el mecanismo del evento. Esta invitación debe ser  la puerta de acceso al mundo novedoso e innovador del evento virtual, debe transmitir entusiasmo.  Contendrá la fecha y hora, la plataforma de acceso y código, el costo, el contacto y los caminos para inscribirse para participar. Todo ello en terreno virtual.

El envío de materiales

Una vez que los interesados se registraron, se envía a cada uno un kit de elementos y material para el evento.  En el caso de MadCooking, se trató de una caja conteniendo todo lo necesario para preparar el plato que el chef Peña iba a preparar en vivo, en el que el público participaría vía internet.

Durante el evento virtual

Un aspecto clave para el éxito de los eventos virtuales es la base tecnológica. La transmisión tiene que ser fluida y sin interrupciones, por lo que hay que asegurar una buena plataforma y apoyo técnico.

La interacción entre los participantes y de estos con el protagonista del evento es fundamental. Las personas realmente sienten que participan cuando pueden hablar, preguntar, escuchar, recibir respuestas, ver a los demás y que los demás las vean.  Este es un punto muy importante, porque hay que romper la frialdad de las pantallas, hacer que la distancia se borre y que se sienta al otro.

Post evento

La evaluación de un evento virtual ofrecerá información muy útil para valorar el impacto y corregir errores para el futuro. Es preciso preparar un cuestionario que permita conocer qué se puede mejorar. Nadie sabe a ciencia cierta si será un “mientras tanto” o si esta modalidad seguirá existiendo, aunque las restricciones ya no sean necesarias.  Es claro que la industria de los eventos está deseando que todo vuelva a la normalidad para recuperar los eventos con el formato de siempre.

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