Una vez que has reunido el capital, pedido el préstamo en el banco, el plan de negocio, maquinaria e instalaciones, y has conseguido arrancar el proyecto de tu restaurante con cocina incluida, llega el momento de pensar en el personal.
La realidad es que los chef, cocineros, camareros y demás trabajadores son los que realmente le dan vida a un restaurante.
Lamentablemente, hay cosas que no podemos conocer a ciencia cierta antes de la apertura. Por ejemplo, la cantidad exacta de personas se necesitan que el negocio eche a andar.
Sin embargo, algunos indicadores y criterios que podrían ayudarnos a tener una idea sobre la cantidad de contrataciones que necesitamos y debemos hacer.
Calcular la plantilla de un restaurante no responde a una fórmula matemática ni a un cociente fijo de camareros por mesa. Quien haya pisado el suelo de una cocina en plena hora punta sabe que las matemáticas puras suelen estrellarse contra el primer imprevisto: un proveedor que retrasa el género, una mesa de doce personas que llega sin reserva o el goteo constante de comandas que saturan la línea de pase en cuestión de minutos.
La dotación de personal ideal es un equilibrio frágil entre la viabilidad económica y la capacidad operativa real frente al estrés del servicio.
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Lo que hay detrás del espacio físico
Tradicionalmente se ha recurrido a ratios simplistas. Se habla de equis empleados por cada diez comensales, como si el ritmo de un menú del día ágil y el de un menú degustación de catorce tiempos exigieran el mismo despliegue humano. La realidad impone matices mucho más complejos. Un comedor compartimentado en varias salas o con una terraza amplia en una plaza peatonal desbarata cualquier promedio lineal.
Los metros cuadrados importan tanto como el concepto gastronómico. No camina la misma distancia un camarero en una barra de tasca estrecha que el que cruza un comedor señorial cargando bandejas de marisco.
El corazón de cualquier negocio hostelero late en la cocina, y es ahí donde el cálculo del personal se vuelve más delicado. Fraccionar las responsabilidades entre partidas resulta indispensable en cuanto el volumen supera un umbral crítico. Un cocinero multidisciplinar puede sostener un negocio de barrio con soltura, pero en un restaurante de cocina de producto donde los puntos de cocción y las reducciones exigen precisión milimétrica, la jerarquía se vuelve tan rígida como la de un quirófano.
Necesitas al jefe de cocina marcando el compás, al segundo al mando vigilando las partidas calientes, al especialista en cuartos fríos y, por supuesto, a las manos que sostienen el ritmo durante la limpieza y el mantenimiento. Recortar en exceso en este flanco suele pagarse con retrasos que desesperan al cliente y queman prematuramente al equipo.
Psicología y personal de sala
Por su parte, el personal de sala asume una carga psicológica que rara vez se valora en su justa medida. El camarero ejerce de termómetro ambiental del local; detecta la incomodidad antes de que se convierta en reclamación y modula la velocidad del servicio según el talante de cada mesa.
Una sala infradotada genera una atmósfera de urgencia que traspasa los platos. Los clientes perciben la tensión en el aire, el tiempo de espera se dilata de forma subjetiva y la propina desaparece silenciosamente. En el extremo opuesto, un exceso de personal agobia al comensal, que experimenta una sensación constante de vigilancia que arruina la sobremesa.
Las fluctuaciones de la demanda añaden una capa de complejidad mayúscula. El sector de la hostelería vive esclavizado por la estacionalidad y los vicios del calendario. Un martes lluvioso de noviembre exige una estructura mínima para cubrir gastos fijos sin penalizar la cuenta de explotación, mientras que el sábado de comuniones o el ecuador de las fiestas patronales multiplican las necesidades por tres.
Resolver este desajuste mediante contratos parciales, horas complementarias o personal de refuerzo es un ejercicio de equilibrios financieros que requiere mano izquierda y conocimiento fino de las estadísticas de ocupación acumuladas durante años.
No siempre más personal es la solución
Conviene desterrar la idea de que más manos equivalen siempre a mayor eficiencia. Un exceso de personal desmotiva, fomenta los tiempos muertos y diluye la responsabilidad individual. Cuando las tareas se reparten en exceso, nadie asume la culpa si el pan no llega a tiempo o si las mesas quedan sin limpiar más de lo prudente.
La plantilla óptima es aquella que permite a cada trabajador mantener un ritmo constante pero sostenible, donde el solape de funciones esté tan bien medido que nadie cruce los brazos, pero tampoco corra asfixiado hacia el colapso.
La gestión de los turnos y los descansos legales condiciona también el dimensionamiento de la plantilla. Con la normativa laboral actual y las exigencias de conciliación, calcular las horas efectivas de trabajo requiere doblar posiciones en determinados tramos horarios para cubrir las libranzas semanales.
Un restaurante abierto de martes a domingo necesita, como mínimo, duplicar ciertos puestos clave si se quiere cumplir estrictamente con el convenio y evitar la fatiga crónica del equipo titular. Contar con un margen de maniobra ante bajas médicas imprevistas o imprevistos familiares separa un negocio saneado de uno que vive al borde del sobresalto diario.
La medición del local
Se considera que el espacio mínimo que debe ocupar cada comensal durante su estancia en un restaurante, es aproximadamente de un 1.20 metros cuadrados.
Sí tenemos claras las dimensiones del total de nuestro espacio, podremos hacer una proyección del personal que necesitaríamos para lograr que todo marche en orden y con fluidez frente a un lleno total.
Por lo general, este cálculo contempla de antemano la colocación de las mesas, decoraciones, muebles y el espacio que necesitará el servicio de sala, para desplazarse con bandejas y platos de un lugar a otro.
No obstante, contar con esta cifra estimada no nos resolverá la duda de la cantidad de empleados necesarios. Aun sabiendo cuánto es nuestro aforo, existen otros datos a ponderar, como lo son los tiempos de cocción de cada plato y las pautas de servicio al cliente.
¿En cuánto tiempo debe ser atendido un cliente?
Los expertos sobre marketing de restaurante aseguran que los platos no pueden tardar más de 10 o 15 minutos en llegar a la mesa.
Partiendo de esta base, se puede realizar algunos cálculos más completos sobre la cantidad de trabajadores que necesitamos para atender el local, sin dejar de cumplir con los estándares prestablecidos de buen servicio en el negocio de la comida.
También hay que tener en cuenta que siempre pueden producirse fallos eléctricos, renuncias inesperadas y que no todos los trabajadores son igual de eficientes.
El límite del aforo
Su objetivo es poder prevenir accidentes y garantizar la seguridad personal, en caso de que ocurra un incendio, explosión o cualquier otro tipo de incidente que necesite el desalojo rápido y organizado del público. Más allá de esto, las reglas de aforo también nos permiten establecer parámetros para la contratación de personal.
El límite de aforo define a ciencia cierta el nivel máximo de clientes que podemos dejar entrar a nuestro establecimiento, de forma simultánea.
Este límite impuesto por la normativa o reglamentación, supone también el tope de producción durante un horario específico.
Esta cifra de límite de aforo también puede arrojar una proyección sobre la cantidad de personas que debe ocupar la plantilla de empleados. La idea central expuesta hasta el momento, es que establecer una cantidad de trabajadores dependerá en gran medida del servicio que debamos y queramos ofrecer.
Los límites del aforo se han reformulado de acuerdo con los protocolos que deben respetarse por la pandemia de coronavirus en este año 2021. El mayor distanciamiento social obliga a menos cantidad de mesas y de personas. Se trata de un factor muy importante para decidir la cantidad de personal que el restaurante puede mantener.
La tecnología y las necesidades de empleados
La tendencia a la automatización en 2021, hace que muchos restaurantes que siguen abiertos y mantienen sus comedores, requieran de menos personal de sala. Los puntos de venta, las comandas desde dispositivos digitales, los sistemas de entrega en los que el cliente retira su plato, los robots camareros, afectan la plantilla de empleados. Hay restaurantes que optan por invertir en esta tecnología que se impone en tiempos de coronavirus y que, seguramente, persistirá en el tiempo.
Si bien se requiere de inversión inicial, con el tiempo esa inversión se recupera, pues los costes que supone un empleado son altos. Se estima que cada trabajador le cuesta al restaurante un promedio de aproximadamente 1400 € por mes.
Factores a considerar
Hay variables que simplemente provocarán un replanteamiento constante de nuestras metas económicas y a nivel de servicio. Dos de ellas son la cantidad de dispositivos y maquinaria de última generación, con los que podrán contar nuestros cocineros para la preparación de los platos y también el espacio físico de la cocina.
Además, nuestra capacidad de contratación será directamente proporcional al ingreso monetario que logremos desde un principio. Es casi imposible determinar el impacto real de nuestra propuesta o el tamaño de la clientela durante las primeras semanas.
Mucho más difícil es tomar decisiones cuando montamos un restaurante en zonas turísticas o rurales. En dado caso, nuestro proyecto depende de la cantidad de dinero que hagamos durante los periodos vacacionales.
Cada proyecto es un mundo
No es lo mismo montar un restaurante de alta cocina que atender una cafetería. La realidad es que las características propias de cada emprendimiento definen su funcionamiento. Esto será trascendental a la hora de conformar la plantilla de empleados.
Si el local inicia sus operaciones desde tempranas horas de la mañana y hasta la noche, entonces se tendrán que conformar turnos y tener el doble de cocineros y camareros. Tampoco es igual trabajar con sushi, parrillas, comida por kilo o una franquicia de comida rápida.
La inclusión durante este año 2021 de modalidades de servicio a domicilio, delivery o take away, por ejemplo, hace necesario reformular la distribución del personal. Esta replanificación debe ser pensada en las reaperturas, para disponer de los empleados que se necesitan en cada sección.
Probablemente se requieran menos camareros y personal de sala y más empleados para la cocina, empaque y entrega de los alimentos. Si el proyecto original del restaurante se modificó, cosa probable, en estas modificaciones tiene que atenderse al personal necesario en el nuevo modelo.
Es de mucha importancia analizar las características individuales de nuestro proyecto e ir tomando decisiones razonables.
Haciendo un plan de negocios
Algunos de los puntos que hemos tratado son primordiales para tener una previsión de los trabajadores y esto es una pequeña parte de nuestro plan de negocios. Es evidente que para entrar al competitivo mundo de la gastronomía hace falta mucho más que buen gusto culinario.
La palabra clave aquí es “gerencia”. Al principio, tendremos que crear un equilibrio justo entre metas y dificultades. Todos los cálculos anteriormente recomendados nos darán pistas para comenzar, pero luego todo esto tendrá que ser revisado bajo la implacable lupa de la sostenibilidad financiera.
Hay páginas web en donde se recomiendan fórmulas mágicas para conformar el grupo de trabajo ideal que nos lleve hacia el éxito. Algunos recomiendan tener “x” cantidad de chefs, cocineros y camareros, pero lo hacen sin tener una idea del tamaño y alcance de nuestro emprendimiento. Esta idea puede chocar con la realidad posterior, del día a día.
Lo único que podemos hacer al principio es tomar decisiones basadas en ciertas proyecciones: número de mesas, máximo límite de aforo, tiempos de respuesta, característica del menú, etc. Después habrá que ir adaptando la plantilla a la clientela diaria y al flujo de salida de platos de la cocina y un eficiente servicio a las mesas.
En definitiva, definir cuántas personas hacen falta tras la barra, junto a los fogones o atendiendo las mesas exige abandonar los despachos y mirar fijamente el pulso cotidiano del local. Cada concepto de restauración dibuja su propia geografía humana. Escuchar el murmullo de la sala, observar el ritmo con el que se vacían los cubos de basura o medir los segundos que transcurren entre plato y plato revelan con precisión quirúrgica si sobra alguien, si falta una pieza clave o si el engranaje, por fin, gira acompasado.
Fuentes imágenes: Host Staff / Hotel Weare Chamartín / Framepool Stock Footage
¿Cómo sé si mi restaurante necesita más personal en cocina o en sala?
El síntoma principal en sala es el tiempo de espera desatendido: clientes buscando con la mirada al camarero, mesas recogidas con retraso o comandas que tardan en tomarse. En cocina, la pista evidente son los cuellos de botella en la línea de pase y la acumulación de platos fríos esperando salir. Si la comida tarda pero la sala está ágil, el problema está en los fogones. Si los platos salen rápido pero se enfrían bajo la chimenea, faltan manos o coordinación en el comedor.
¿Es recomendable recurrir a personal extra para cubrir los fines de semana?
Es una solución válida siempre que no suponga parchear una estructura básica deficiente. El personal de refuerzo permite encajar los picos de demanda de viernes a domingo sin engordar los costes fijos durante los días flojos. Sin embargo, requiere una coordinación impecable y procesos muy estandarizados: un extra que no conoce la carta, la ubicación del menaje o el funcionamiento del TPV puede ralentizar el servicio más que ayudar. Funciona bien para tareas mecánicas, pero los puestos clave deben mantenerse siempre en manos del equipo titular.
¿Qué porcentaje sobre la facturación debe representar el coste de plantilla?
En la restauración tradicional, el coste total de personal, incluyendo sueldos, cotizaciones y cargas sociales, suele situarse entre el 30% y el 35% de las ventas netas. Superar el 38% pone en serio riesgo la rentabilidad del negocio, a menos que se trate de alta cocina con márgenes de bebida muy elevados. Si el porcentaje cae por debajo del 28%, es muy probable que la plantilla esté sobrecargada de trabajo, lo que terminará afectando a la calidad del servicio, provocando rotación no deseada y deteriorando la reputación del local.
