Los costes son una limitación fundamental de la rentabilidad de un restaurante.  Aunque el restaurante tenga buena clientela y venda mucho, si los costes no se controlan no habrá ganancias. La gestión de costes tiene un papel muy importante para aumentar los ingresos y asegurar la posición financiera del negocio. Pero no es una tarea sencilla.

En los costes inciden múltiples factores que dependen de circunstancias externas y que, por tanto, no se pueden controlar. Pero también hay condiciones en áreas internas del restaurante que impactan en ellos. Y en este aspecto sí se puede intervenir.

La gestión de costes exige conocimiento e información

Existen estrategias que facilitan una gestión de costes eficiente y eficaz. El objetivo es evitar que el restaurante pierda dinero innecesariamente y además que optimice sus recursos. El conocimiento del restaurante y la observación minuciosa de todo lo que pasa en él es el punto de partida. El trabajo en equipo siempre es una herramienta muy útil.

Los costes que representan mayor impacto en la rentabilidad del restaurante son de tres tipos: materias primas, personal y gastos de impuestos, gas, agua, electricidad.  La gestión de costes debe tender a que sean lo más bajos posibles sin afectar la calidad del servicio. Este punto es fundamental.

gestión de costes

Algunas sugerencias para realizar una gestión de costes efectiva

La meta está en racionalizar, es decir, lograr que cada recurso aporte el mejor resultado sin deteriorar la identidad del restaurante. El marco debe ser siempre mantener la marca y las condiciones del menú y del servicio. Los clientes no deberían percibir que se está trabajando en optimización de costes.

¿Qué se puede hacer para lograr una gestión de costes que favorezca a la empresa?

  • Compras y residuos. La atención en las compras y evitar las pérdidas que se llevan los residuos son dos aspectos que convierten a una gestión de costes en eficaz. El control asegura que no se gaste más de lo proyectado y que las materias primas no terminen en la basura.  

Pero para controlar hay que observar.  Controlar qué pasa con el inventario durante un mes permitirá tener una idea de la situación. Observar el volumen y el tipo de residuos permitirá obtener datos importantes; solo reuniendo datos, se podrán reestructurar los costes del restaurante.

  • Control de las facturas de las compras. Aunque se confíe plenamente en la honestidad de los proveedores, pueden existir errores. Es preciso revisar las compras con atención en la calidad y cantidad que entregan los proveedores. Se trata de verificar si el precio acordado es el que se registra en la factura y coincide con los productos o servicios recibidos.
  • Atención al inventario. Es bueno realizar controles periódicos de materias primas en existencia. Esta gestión de inventario es muy útil a la hora de aprovechar las ofertas de proveedores. Un inventario semestral es el mínimo aconsejado. Pero no está demás establecer alguno aleatoriamente, por ejemplo, de los productos más utilizados. De esta manera, todos estarán atentos a que no falten y se favorecerá la gestión de costes de las compras.
  • La organización del personal. Los gastos en personal se llevan aproximadamente un 25% (o más) de los ingresos. Su fluctuación puede tener un impacto muy negativo en el restaurante. Por lo tanto, intervenir en la organización de los turnos y en el tipo de tareas que cada empleado realiza, es una acción que puede influir en los beneficios finales. 

La capacitación y la retención de los empleados es una estrategia útil en la gestión de costes. Entrenar a un empleado implica gastos. Por tanto, tener la capacidad para retenerlo una vez que está preparado es un ahorro.

organización cocina

La cocina: un sector clave en la gestión de costes

El personal de la cocina tiene una importancia fundamental a la hora de pensar en la economía del restaurante.  El tamaño de las raciones y los desperdicios son dos puertas de fuga de recursos. 

El punto de partida debe ser la observación de los residuos. ¿Cómo vuelven los platos de la sala? ¿Las porciones son demasiado grandes y sobra comida en los platos?  La clave está en acordar la porción adecuada a la propuesta del restaurante y al precio estipulado. 

La gestión de costes en la cocina es tarea de equipo. Los cocineros tienen que involucrarse con este concepto. Es necesario reducir al mínimo posible los residuos, tanto en los platos de los comensales como en el proceso de cocinar.  Establecer un sistema sencillo de control facilitará la toma de conciencia de todo lo que se tira. Basta con una hoja en la que se registren todos los residuos; la idea es que esta hoja esté siempre al mínimo.

Algunos restaurantes han adoptado el trashcooking.  De este modo convierten residuos de ciertos alimentos y recetas en ingredientes para otras.  Es una técnica que permite sacar el máximo provecho a las materias primas.  Caldos, sopas y salsas se prestan especialmente para este proceso.

La gestión de costes y su impacto en la carta

Es necesario evaluar los costes de cada plato para establecer los precios en la carta.  La estimación del precio de venta de un plato surge del coste de sus ingredientes al que se suman gastos fijos y porcentaje de ganancias.

¿Cómo estimar el coste de un plato? Los escandallos son herramientas muy útiles. Cuando se conocen las recetas y los pesos exactos de cada ingrediente, será sencillo determinar el coste en materias primas.  Generalmente, los escandallos se realizan en base a diez platos.

Una fórmula práctica que muchos empresarios utilizan para fijar precios es multiplicar por tres el coste del plato según la receta. El dato de base se extrae del escandallo. Pero, para que esta fórmula sea efectiva, es necesario corroborar que los otros gastos del negocio sumados a las ganancias no superan el 70% del total. 

La gestión de costes debe tender a la búsqueda de la eficacia en todas las operaciones. Los operadores de restauración deben integrarla a sus actividades y brindarle el tiempo necesario.  La tecnología es una herramienta que permite mejorar la eficiencia y economizar tiempo; con el software adecuado, se facilitan todas las operaciones de control y de gestión.