La tecnología es hoy un recurso imprescindible para la gestión de un restaurante.  Un software para restaurantes adecuado facilita múltiples procesos involucrados en el funcionamiento del local. Permite economizar tiempo y esfuerzos; y también dinero, porque con su ayuda una sola persona realiza tareas para las que se necesitarían más empleados.

Un software adecuado a cada departamento de la empresa

¿En qué áreas el trabajo se simplifica con un buen software para restaurantes? La facturación, el control de existencias e inventario, la atención online a los clientes, la elaboración de informes, el análisis de datos para la mejora, todo puede realizarse con algunos clics en un dispositivo digital.

La oferta de estos programas es muy variada, tanto en el sistema como en precios. Los desarrolladores han encontrado en las empresas dedicadas a la restauración un interesante nicho de mercado. Con el auge de la tecnología, han aumentado las demandas de automatización específicas. Y todos intentan satisfacerlas.

En atención a esas demandas han surgido diferentes softwares.  Por un lado, se ofrecen software CRM para gestionar la información de clientes y marketing. También se diseñan HRM para la gestión de recursos y de inventario. Y para empresas grandes, existen los ERP, para centralizar diferentes departamentos.

Por lo tanto, a la hora de elegir, hay que saber qué se necesita y solicitar información detallada a los proveedores. A partir del análisis de esa información, será posible tener idea de si el software realmente se adecua a las necesidades del restaurante.  Hay empresas que ofrecen el software a prueba durante cierto período de tiempo; esta es una buena forma de asegurarse de que la herramienta responde a las expectativas.

software

¿Cuáles son los errores más frecuentes al elegir un software para restaurantes?

Cuando el restaurante se dispone a instalar un software, empiezan las búsquedas. Si quien decidirá la elección no es un experto, es posible que se abrume ante tanta oferta. Todos parecen iguales, pero son diferentes, prometen la solución a todos los problemas de gestión, las diferencias en los precios tientan. La decisión parece ser muy difícil y expone a equivocaciones.

En principio, conocer los errores que se suelen cometer más frecuentemente, contribuirá a evitarlos. He aquí algunos:

  • Se debe evitar la elección de un software basada exclusivamente en el precio. Es un error frecuente que se comete por inexperiencia y falta de información. El precio no es un indicador de que el software satisface las necesidades del restaurante: si es muy bajo, puede que la herramienta sea muy limitada y queden procesos afuera de la automatización. Si es el más caro, es posible que sea tan complejo que no se usen muchas de las funciones y exija una gran capacitación para operarlo.
  • Otro error frecuente es elegir un software sin tener en cuenta el hardware disponible. Es preciso tener muy presente que el software se instalará en un equipo: ordenadores, tablets, impresoras, deben evaluarse en función del software al que se aspira. Si se compra sin corroborar que se ajusta a los recursos disponibles, puede ocurrir que no funcione o que lo haga con defectos. La evaluación de cuáles son las necesidades y las expectativas, permitirá evitar este error.

restaurantes virtuales

Experiencia de usuarios y medios disponibles

¿Dispone tu restaurante de un sistema de medios digitales para instalar un software complejo y completo? ¿Cuentas con el hardware necesario para albergar un software para anotar los pedidos o con distintos puntos de impresión y de cobro?  Considerar las necesidades y posibilidades técnicas del restaurante determinará la elección.

  • También ocurre que hay quienes eligen el software sin evaluar la experiencia del usuario. Es importante valorar de primera mano la navegabilidad y las complejidades del software. La idea es que facilite los trabajos, no que los complique.
  • Existen softwares muy completos pero que no resultan prácticos para el equipo de gestión y para el contexto en el que funcionarán. El sistema debe ser sencillo y cómodo, y ofrecer todas las posibilidades útiles para el restaurante.
  • La confianza en una empresa de desarrollo informático sin investigar primero el tema de la seguridad de los datos es otro error frecuente. Los vendedores quieren vender, y lo más probable es que no mencionen las debilidades del software. Por tanto hay que estar atento y preguntar.

Seguridad informática

La seguridad informática es un tema muy sensible en los sistemas.  Los antivirus son necesarios y los sistemas de back up para recuperar información resultan imprescindibles.  Por más claves de acceso y precauciones que se prevean, un descuido puede exponer los datos almacenados hasta el punto de su eliminación. Contar con mecanismos de respaldo que garanticen la seguridad en todos los aspectos del sistema, es otro factor que debe tenerse en cuenta.

  • La falta de información acerca de los servicios de mantenimiento y todo lo que tiene que ver con la postcompra es un descuido importante. Los softwares pueden tener inconvenientes y problemas que solo los técnicos pueden solucionar.
  • Por todo ello, al elegir el software hay que cerciorarse que la empresa que lo vende dispone de personal de asistencia inmediata. Si la gestión del restaurante gira en torno a un software y este funciona mal, la dinámica se desestabiliza.

El momento de elegir

En la actualidad existen dos tipos de software de restaurantes: unos tienen un formato estandarizado, y, en teoría, sirven para cualquier local. Otros se diseñan específicamente atendiendo a las necesidades específicas de un restaurante en particular.  Los precios varían entre ambas opciones, por supuesto.

Sea cual sea la decisión adoptada, para elegir el software hay que intentar saber todo lo más posible acerca de él. Por lo tanto, una buena sugerencia es intercambiar ideas y experiencias con colegas, conocer qué va bien y qué no funciona tan bien en sus sistemas.

Especialmente hay que solicitar a la empresa vendedora todas las explicaciones que sean necesarias, aunque parezcan obvias.  Lo importante es que, al momento de elegir el software, la persona responsable esté completamente segura de que ha hecho la mejor elección que le permitían los recursos disponibles.