Debe, haber, balance de saldos, activo, pasivo, patrimonio, ganancias, pérdidas, resultados financieros, estados contables que complican la actividad profesional de los propietarios o gestores de cualquier negocio.  Realmente esas palabras designan conceptos de los que depende el éxito y las ganancias, y, por lo tanto, la vida del establecimiento. La contabilidad de tu restaurante comprende todo eso y mucho más, ¿la gestionas de un modo eficiente?

Aunque el sistema contable esté a cargo de un técnico, el proceso comienza en el día a día del restaurante. Registros que faltan, facturas que no aparecen, cobros y pagos que no están asentados, son algunos de los problemas que pueden complicar la tarea.

Una cuidada organización permitirá que las operaciones contables estén al día y no se vuelvan una tortura y una gran pérdida de tiempo para el gestor del restaurante.

¿Cómo organizar  la contabilidad de tu restaurante?

La contabilidad es rutinaria y repetitiva, los mismos formatos y asientos se repiten periódicamente. Por lo tanto, es posible sistematizar y programar el trabajo.  Una tarea imprescindible para no tener inconvenientes es guardar ordenados recibos, facturas y todos los comprobantes del día al finalizar la jornada. Si se espera a fin de semana o a fin de mes, el trabajo será mucho más pesado, montones de papeles desordenados se acumularán y con solo verlos vendrá el desánimo y el malhumor. En cambio, si a fin del día se archiva cada documento en su lugar, se facilitarán los registros cuando sea el momento de realizarlos.   

Los programas contables para restaurantes son excelentes asistentes

Todas las automatizaciones economizan tiempo, recursos y esfuerzos. La tecnología está precisamente para eso, para ayudar a las personas en sus tareas. Existen software contables con funcionalidades muy útiles que se ocupan de gran parte del trabajo.

El flujo de caja, los cobros y los pagos, las compras y las ventas, la facturación, son algunas de las tareas integradas a los programas contables.  Algunos son gratuitos, básicos pero interesantes, hay otros más completos que tienen un costo.

Cada restaurante es un mundo con distintas necesidades, gastos fijos, variables, número de empleados. El software debe elegirse pensando en las características del negocio.  Una vez que el gestor prueba estos programas, no vuelve a atrás, porque el alivio es increíble.

Además, con un software contable se automatizan las tareas repetitivas y se integra toda la información. Las operaciones se vinculan y los datos se ingresan solo una vez, se reducen los errores, y así se evitan problemas.  Los recursos se optimizan.  

Gestionar un restaurante en 2020

Los controles periódicos de la contabilidad son necesarios

La contabilidad de tu restaurante mantiene a la empresa en línea con las normas legales. La ley obliga a llevar determinados registros y libros contables. También dispone el cierre y los balances, porque de allí surgirán los montos de los impuestos.  Para cumplir con este requisito imprescindible, es vital revisar todos los datos ya contabilizados.

Pero esta no es la única función de la contabilidad. El análisis de los libros, de los balances, del debe y del haber, permite evaluar el funcionamiento del restaurante. ¿Los números resultan de acuerdo con lo estimado y previsto? ¿Están por debajo y muestran que no se generan suficientes ganancias? ¿Se detectan gastos superfluos?

Cada situación puede analizarse para saber por qué ocurre. En el caso de que todo vaya bien, se podrá conocer los factores principales que condicionan los buenos resultados. En caso de que la rentabilidad no sea la esperada, será cuestión de analizar los costes para reducirlos y los ingresos para aumentarlos.

Por todo ello, el control periódico de la situación de la contabilidad es una buena manera de controlar el negocio. Quizás la más exacta, la que se traduce en números, y los números nunca mienten.

Contabilidad en manos de expertos, tranquilidad y confianza

Las sugerencias que estamos viendo son muy importantes para que la contabilidad fluya sin obstáculos. Pero hay una condición fundamental para el éxito: la contabilidad completa del restaurante exige extrema dedicación.

No se puede realizar la tarea contable mientras  se cumplen también otras actividades. Nadie consigue buenos resultados si a cada momento es interrumpido. Por lo tanto, si el administrador no dispone de tiempo o si no se lleva bien con la contabilidad, la sugerencia es contratar una asesoría contable. Si está especializada en restaurantes o tiene experiencia en ellos, mejor.

La conciliación bancaria: un centro que requiere atención

La conciliación bancaria exige control para evitar sorpresas desagradables y para la toma de decisiones. ¿Qué es una conciliación bancaria? Es la comparación entre los registros contables que la empresa tiene de sus cuentas bancarias y los registros de los bancos.

¿De dónde surgen las conciliaciones bancarias? La empresa registra los movimientos de las cuentas bancarias en un libro auxiliar. Al mismo tiempo el banco tiene sus propios registros. Cada mes, el banco emite un estado de cuentas en el que se especifican todos los movimientos realizados.

Los registros de la contabilidad de tu restaurante y los de los bancos deben coincidir. Aunque la conciliación bancaria no es obligatoria, es una forma valiosa para el control. Se pueden detectar errores en la contabilidad o en los bancos. Por ejemplo, será posible constatar si se acreditaron los pagos con tarjetas, o si se registraron los pagos a proveedores realizados a través de bancos.

Este control contribuye a la toma de decisiones y a una gestión más adecuada de los recursos económicos.  Una conciliación bancaria es como una fotografía de la economía del negocio en el mes. El control exhaustivo de la situación financiera del restaurante es fundamental para que el negocio sea exitoso y crezca.  Y  ese control será útil y viable si la contabilidad  es perfecta.