Administrar un restaurante es una ocupación compleja y muy exigente, lo que se debe a la naturaleza misma de un establecimiento gastronómico.  El restaurante es un negocio en el que intervienen múltiples factores que tocan diferentes áreas.  Y un administrador debe gestionarlos a todos para lograr un funcionamiento eficiente de la empresa. 

¿Qué áreas comprende la tarea de administrar un restaurante? Economía y finanzas, recursos humanos,  atención al cliente y relaciones públicas,   legislación y normativa vigente, tendencias y actualidad, marketing, turismo, tecnología.  Estas son las más evidentes y básicas en las que la gestión interviene.

De la administración del restaurante depende en gran parte el éxito. Por lo tanto, a la hora de embarcarse en esta labor, hay que estar preparado para la función  y conocer en qué consiste.

¿Qué hace la persona que se ocupa de administrar un restaurante?

El administrador, gestor o gerente de un restaurante es el responsable de todo lo que sucede en el negocio. Si las cosas van bien, sentirá que ha cumplido con su misión, si los resultados no son buenos, será el culpable del fracaso.  Es un cargo para el que hay que estar preparado, tanto si se trata de administrar el restaurante propio o de trabajar contratado.

¿Cómo gestionar la cocina de un restaurante?

Algunas de las tareas son:

Control de las finanzas del negocio

El restaurante dispone de un presupuesto al que debe ajustarse. Y es tarea del administrador hacerlo. La economía en las compras, en la contratación del personal, en los gastos en general, es un foco importante de su función. Aumentar las ventas debe ser también un centro de atención. El equilibrio entre el dinero que ingresa y el que se gasta es la base de la rentabilidad, y esta es la meta de cualquier negocio. 

El tema del control de economía y finanzas será una ocupación permanente.  ¿Cómo se usan los recursos? ¿Están ajustados los precios de cada menú a los costos de elaboración? ¿Qué pasa con el consumo de energía, de gas, de agua?

La administración del dinero es uno de los aspectos más sensibles de un negocio.  Elegir en qué invertir, en dónde economizar, cómo mejorar el servicio sin incrementar gastos, qué hacer para aumentar las ganancias, exige un gran conocimiento del negocio y mucho riesgo.

Contratación y gestión del personal

Esta sección de la administración es sumamente importante. El personal de un restaurante es el alma del negocio. Un buen cocinero, camareros preparados y atentos, personal de limpieza comprometido, son los que permiten que todo fluya y que el negocio prospere.

Por eso quien decida administrar un restaurante tiene que conocer sobre recursos humanos en general, y sobre los roles en el negocio, en particular.  Solo con este conocimiento de base podrá seleccionar a las personas más adecuadas para cada función.

Además, una vez que el personal está disponible, el gestor deberá organizar horarios, turnos de trabajo y tareas específicas de acuerdo con la preparación y condiciones de cada persona.   Es necesario visualizar el restaurante para que todo esté cubierto, y conocer a las personas, para que cada una esté en el lugar en el que se desempeñe mejor.

El control del personal es necesario, porque de que cada uno esté en su puesto cumpliendo su función, dependerá que todo armonice. Y esta es también tarea del administrador. Si el chef llega tarde o abandona su tarea, o si algún camarero falta muy seguido, habrá problemas y el rendimiento se verá mermado. Por lo tanto, realizar un seguimiento de cada empleado asegurará los buenos resultados.

Capacitación de empleados

El administrador del restaurante tiene también la misión de capacitar a los empleados. Esta capacitación supone involucrar a cada trabajador en el sistema de trabajo. Para que esto ocurra es fundamental transmitir los conceptos que conforman la identidad del restaurante, su estilo y sus rasgos distintivos.

No es suficiente con la formación de base de un jefe de sala, de un camarero o de un recepcionista. Cada persona debe asumir su rol de acuerdo con las  características propias del restaurante. Trabajar con los empleados para prepararlos es tarea de quien administra el negocio.  Esta función del administrador implica conocer minuciosamente el proyecto del restaurante y sus valores. Y supone también la habilidad para transmitirlos a los demás.

¿Cómo gestionar la cocina de un restaurante?

Liderazgo genuino

La idea que subyace en las funciones de la persona destinada a administrar un restaurante es la de ser un líder genuino. ¿Qué es un líder genuino? Es un líder al que todos respetan y valoran no por su cargo impuesto, sino por sus condiciones naturales y por el manejo de las relaciones.  Un verdadero líder escucha a los demás, y luego habla, atiende las opiniones de los otros y las valora. 

Un líder real pasa más tiempo fuera de la oficina en contacto con los empleados que encerrado en su despacho. El verdadero líder conoce a los trabajadores más allá de su currículum, porque habla con ellos, porque los atiende. El líder exitoso es el que estimula a las personas y reconoce sus esfuerzos y el trabajo bien realizado. También controla el negocio de forma integral, y cuando detecta irregularidades observa al responsable y escucha sus motivos o razones.

El líder también gestiona conflictos, por lo tanto tiene que conocer estrategias de negociación y de mediación.

Atención al cliente

El cliente siempre es un foco de atención para el administrador. Atenderlo, escucharlo, satisfacerlo es una parte importante de su función.  Cada persona es diferente de las demás.

Cuando alguien entra al restaurante, es portador de preferencias y gustos especiales. Pero más allá de esas diferencias, todos los clientes tienen expectativas comunes.  Las personas que comen en un restaurante quieren pasar un buen momento, tener una experiencia agradable. Buscan, por tanto, un buen ambiente y ser tratados amablemente y con cierta deferencia.

El administrador tiene que velar porque esas  expectativas sean satisfechas. De los clientes depende la rentabilidad y, por tanto, la vida del restaurante.  Y si bien aquello de ‘el cliente siempre tiene razón’ en la realidad no es así en todos los casos, una buena gestión logrará que cualquier conflicto se resuelva amistosamente.

El marketing permanente

Es posible que un gran restaurante disponga de una empresa que se ocupe del marketing. Pero en tiempos de ahorro o en restaurantes pequeños o nuevos, seguramente el marketing estará en manos del gerente. Es por ello que quien pretenda administrar un restaurante, tendrá que moverse en esta área del saber.

El gestor del establecimiento debe actualizarse sobre las tendencias actuales, elaborar un plan de marketing para todo el año y asegurar la continuidad de las acciones. Esto no implica que él mismo tenga que ocuparse de los vídeos, fotografías y publicaciones. Podrá delegar estas tareas en aquellos empleados que tengan afinidad con la tecnología.  Pero siempre deberá estar al tanto de qué ocurre en las redes sociales y del estado de la web a efectos de que  estén permanentemente actualizadas.

El éxito de un restaurante depende de una eficiente gestión integral, y esto no se logra con improvisaciones. La función de administrador exige capacitación y compromiso.