El sector de la hostelería y la restauración es cada vez más competitivo. La gestión ideal de un restaurante se basa en el análisis de una serie de indicadores básicos. Es muy importante controlar y hacer un seguimiento de estos indicadores, para conseguir una rentabilidad adecuada del negocio, y en ocasiones la supervivencia del mismo.

Cómo administrar un restaurante, nuevos modelos de gestión

En la administración de restaurantes actuales, es fundamental adoptar modernos modelos de gestión que permitan a los gestores llevar a cabo nuevos enfoques con los clientes, introducir en la carta y en menús nuevos productos, ofrecer nuevos servicios, el desarrollo de mejores sistemas de producción y, en definitiva, mejorar la productividad y la rentabilidad.

Los dueños de restaurantes y gerentes tienen que llevar un control de diferentes indicadores de su negocio, que van a reflejar la salud financiera del restaurante, el grado de satisfacción de los clientes, las acciones de marketing y sus resultados, así como la gestión y eficacia de algunos costos operativos.

¿Qué es un indicador?

Un indicador es un parámetro numérico que mide lo bien o mal que realizamos una actividad, un proceso o un servicio.  El punto de partida para la evaluación de un restaurante es definir los indicadores que expresan estos resultados. Un aspecto clave en este año 2021 y todavía bajo los devastadores efectos que el covid-19 está dejando en el sector hostelero.

Los indicadores deben ser medibles, cuantificables y precisos, porque serán puntos de comparación con los datos de la realidad. Deben permitir comparaciones a través del tiempo. Esta precisión en la definición de los indicadores es clave para que el análisis sea útil.

El uso de indicadores está vinculado con el Plan de metas y objetivos del restaurante. En este plan se definirán esos parámetros a los que se quiere llegar, que se consideran objetivos del restaurante, que servirán como punto de comparación en la evaluación.

Líneas de seguimiento de indicadores

Para construir los indicadores, es conveniente definir dos líneas de seguimiento.

  • Una, está integrada por los indicadores de calidad y de satisfacción de clientes. Estos son los indicadores alineados con el cumplimiento de las expectativas que el restaurante se propone con respecto a la calidad del servicio.
  • La otra línea es la relacionada con la rentabilidad. Son los indicadores que marcan los resultados efectivos del negocio, las ganancias. El análisis de estos indicadores será una acción clave para intervenir en los procedimientos de forma tal que se equilibren los números. Las dos son importantes y están íntimamente vinculadas, es interesante interrelacionarlas en el análisis.

Cuando se trabaja con indicadores de control, es preciso que la contabilidad se mantenga en concordancia con los controles que el restaurante ha establecido. Las metas operativas, el presupuesto y flujo de caja proyectados tienen que estar bien definidos.

Y, un aspecto muy importante, es contar con un sistema de información que almacene los datos de cada sector del restaurante, tales como niveles de facturas, platos vendidos, clientes en cada horario, etc.

¿Qué ventajas ofrecen los indicadores en la administración de restaurantes?

Mediante un efectivo análisis de los indicadores es posible:

  • Estableces objetivos y metas a medio y largo plazo en la gestión del restaurante, y comunicarlas al equipo de trabajo, de barra, sala, cocina, etc., para conseguir de ellos una total implicación.
  • Localizar las acciones estratégicas a desarrollar, estableciendo prioridades para las inversiones que se realicen, eliminando actuaciones que no influyan directamente en los resultados de los indicadores.
  • Con un análisis de indicadores será posible vincular el plan estratégico a los gastos presupuestarios. Con ello podremos hacer un seguimiento de la trayectoria de cada departamento o zona: cocina, sala, etc.

Ejemplos de indicadores en un restaurante

A la hora de establecer cómo administrar un restaurante, tendremos en cuenta estos indicadores de gestión y resultados:

  • Ventas por cabeza

Es uno de los indicadores más importantes para evaluar el rendimiento del restaurante. El cálculo se realiza dividiendo las ventas totales entre el número de clientes.  A este indicador se le llama también ticket promedio.

Los gestores de los restaurantes pueden hacer este cálculo en diferentes horas del día, en diferentes servicios, desayuno, almuerzo, cena, etc. También puede hacerse de forma semanal o mensual, para identificar tendencias positivas y negativas.

  • Costos laborales totales

Los gastos laborales constituyen el porcentaje más alto en gastos en que incurren muchos restaurantes. Por ello, lo más acertado es realizar un seguimiento continuo a estos costes.

Salarios por hora, beneficios e incentivos económicos, seguros sociales, pensiones, bonos, sueldos, etc.

Entre las acciones más efectivas para mejorar este indicador en restaurantes está contar con un menor número de empleados en las horas más lentas o de más baja actividad, a lo largo del día.

  • El grado de satisfacción de clientes

Otro de los indicadores clave en el rendimiento de un restaurante es el grado de satisfacción del cliente. Es muy efectiva la realización de encuestas sobre la calidad de los alimentos y productos, el nivel de cocina en la elaboración, la hospitalidad, la velocidad de servicio y la limpieza. Incluso hay empresas de investigación de mercados que ponen a disposición de los restaurantes lo que se llama un “cliente misterioso”, que irá a comer sin avisar y rellenará un formulario de evaluación.

  • Tasas de conversión de publicidad

Este indicador muestra el seguimiento de la relación entre la inversión en publicidad y el retorno de dicha inversión. En un momento posterior a determinada promoción, oferta o campaña publicitaria, el dueño del restaurante deberá evaluar si la inversión generó las ventas suficientes para continuar con la publicidad, o si es preciso modificar campañas o promociones, etc.

Otros indicadores para restaurantes

  • Tasa de crecimiento de ventas por segmento, una vez que se ha clasificado a los clientes.
  • Ingresos procedentes por clientes que repiten.
  • Venta indirecta, cruzada. Consiste en la venta de elementos complementarios. Por ejemplo, la venta de bebidas para los aperitivos o mientras se espera el plato principal, venta de botellas o productos para llevar a casa, etc.
  • Beneficio neto por cliente, descontados los gastos asociados a la fidelización de estos clientes.
  • Nivel de imagen del restaurante, grado de reputación.
  • Acciones innovadoras, grado de rendimiento. Herramientas de innovación aplicadas a la empresa. Un ejemplo de ello es la implantación de un software informático de gestión.
  • Beneficios obtenidos de la integración de la marca del restaurante en los foros y redes sociales. ¿Cuánto nos cuesta mantener la imagen en las redes sociales? ¿Qué ventajas obtenemos de ello?
  • Procesos internos clave, llevados a cabo en el restaurante para satisfacer a los clientes. Reuniones, desarrollo de ofertas y publicidad, etc. ¿Cuánto nos cuesta en tiempo y en dinero?
  • Evaluación del grado de cumplimiento de cada empleado del equipo de trabajo, y su adecuación a los objetivos del restaurante. Camareros, cocineros, etc., ¿cómo es el día a día de cada uno?

Algunos ratios/indicadores 

  • Flujo de ingresos, gastos

Los ingresos generados por la venta de los platos deberían ser superiores a la suma de gastos del restaurante: suministros energéticos, personal, pagos a proveedores, otros gastos accesorios, etc.

Ingresos (subvenciones, ventas…) – Gastos (salarios, impuestos, servicios, materias primas… ) = Flujo de fondo

  • Coste de materias primas

En este ratio se combinan elementos, partiendo del inventario inicial, y teniendo en cuenta las adquisiciones de materias primas.

Inventario inicial + Inventario comprado – Inventario final = Coste de alimentos

  • Coste de producción

Gastos originados a lo largo del proceso de transformación de materias primas en platos de venta a los clientes.

Coste de las materias primas + Trabajo = Coste de producción

  • RevPASH

Este ratio analiza la venta de platos durante un periodo de tiempo entre un segmento de los clientes del restaurante o determinados asientos.

La fórmula para el cálculo de este ratio sería la siguiente:

 Ingresos / Tiempo x Asientos.

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