El éxito y viabilidad de un restaurante no sólo depende de un menú de calidad, sino también de la rentabilidad y de la satisfacción y deleite de los comensales. De hecho, son muchos los errores que se pueden cometer en la gestión de un restaurante, tanto en la administración financiera y operativa, como en el personal y la planificación del menú.

A la larga, tales errores pueden impactar de forma negativa la eficiencia operativa y la calidad culinaria, ocasionando serios problemas en la rentabilidad del negocio. Afortunadamente, los propietarios y/o gerentes de los restaurantes pueden dar solución a estos problemas, si identifican y abordan con tiempo los errores cometidos. 

Para poder garantizar el éxito en el servicio de un negocio gastronómico, es fundamental conocer cuál son los errores más comunes en la gestión de restaurantes. 

Algunos de los errores de gestión más frecuentes

1. Iniciar sin tener ningún tipo de experiencia en el sector

Antes de pensar en gestionar un negocio gastronómico es necesario tener conocimientos y experiencia en el sector para que, tras su apertura, este sea rentable y exitoso. A menudo, muchos propietarios y/o gerentes de restaurantes desconocen cómo hacer un buen manejo de las finanzas, del personal, entre otros aspectos que son claves para el funcionamiento del negocio.

En caso de carecer de experiencia, lo más recomendable es crear alianzas con socios que dispongan de los conocimientos, para así evitar tener que cerrar el restaurante antes de cumplir su primer año.

2. No llevar un buen control de costes y pagos

Uno de los errores más comunes entre los propietarios y/o gerentes de restaurantes es enfocarse únicamente en el flujo de caja proveniente de las ventas, sin calcular ni llevar un control adecuado de los costes de sus platos y demás pagos. De hecho, son muchos los restaurantes que tienen problemas para calcular el coste de sus platos, tanto por alcanzar pequeños márgenes como por ahuyentar a los clientes con precios elevados.

La forma más sencilla de rentabilizar platos de bajo costo es incorporando un ingrediente selecto en sus recetas para así incrementar su costo final. Asimismo, se aconseja mantener el coste de los ingredientes en un 30% del precio de venta del plato para obtener el número indicado.

Si bien el flujo de caja positivo es indispensable para el éxito de un negocio, no prestarle atención a los costes y pagos traerá consecuencias a corto y largo plazo.

3. No controlar ni costear las bebidas

Con frecuencia, los propietarios y/o gerentes de restaurantes suelen ignorar el costo de las bebidas por no considerarles la actividad principal del establecimiento. Sin embargo, este descuido puede afectar la rentabilidad, la satisfacción del cliente y la imagen del negocio.

Para evitar este tipo de errores, los expertos recomiendan implementar un plan estratégico para procurar un buen control y costeo de las bebidas, de tal modo que contribuyan de forma positiva al negocio.

4. Hacer una gestión incorrecta del inventario

En el sector de la hostelería, la mala gestión del inventario puede, incluso, obligar al gerente a retirar un plato del menú solamente porque no se cuenta con los ingredientes necesarios para prepararlo. Se trata, por tanto, de un aspecto muy delicado al que se le debe prestar mucha atención.

Un error bastante común con respecto a los inventarios es considerar los gastos de los platos que poseen ingredientes más costosos, pasando por alto el de los platos menos costosos. Al hacerlo, el gerente puede tomar decisiones desacertadas e incrementar sin razón los costos operativos.

La rentabilidad del restaurante también puede verse afectada si se ignoran las pérdidas desconocidas.

Gestionando restaurante

5. No contratar al personal indicado

La selección del personal es tan importante como la selección del menú y el cálculo de los costos, pues de su gestión dependerá el buen funcionamiento del restaurante.

En el momento de contratar al personal indicado, lo ideal es encontrar perfiles en los que exista un equilibrio entre experiencia y preparación, así como de vocación por el oficio. De esta forma, los propietarios y/o  gerentes podrán contar con un equipo de trabajo que funcione correctamente y se adapte a las necesidades específicas del establecimiento.

Tras formar un buen equipo, es muy importante establecer canales abiertos para que cada miembro del personal pueda comunicarse con el gerente y así hacerles sentir valorados por su trabajo. De igual manera, se aconseja poner en práctica políticas de retribución justas y fomentar la formación continua.

6. No sistematizar los procesos

Para que la gestión de un restaurante sea exitosa a largo plazo es clave contar con sistemas que permitan predecir las horas en la que los comensales llegarán al restaurante, el personal necesario para atenderles, el menú que van a consumir (de forma que la cocina y el inventario estén optimizados), y las fechas especiales que reúnen a una mayor clientela para incrementar el inventario y el número de personal para recibirles.

En el área de la cocina, también se puede corroborar si es posible atender una demanda en particular creando fichas de platos con sus ingredientes, preparación, presentación y proveedores.

Al recopilar información relacionada con el comportamiento de los comensales y realizar un análisis de los datos estadísticos, la gestión general del restaurante será mucho más sencilla y eficiente en todos los aspectos.

7. No actualizar, ni revisar las recetas

Otro error habitual en la gestión de restaurantes es no actualizar ni revisar las recetas constantemente. Por lo general, los propietarios y/o gerentes y encargados sólo se preocupan por revisar y actualizar las recetas al momento de apertura del restaurante y el introducir un nuevo plato en el menú. No obstante, el no renovar ni revisar las recetas puede tener consecuencias negativas en la calidad de la comida y, con ello, en el servicio al cliente.

8. Tener un menú muy extenso

Los expertos en el área no recomiendan elaborar menús extensos, porque esto puede dificultar la gestión del restaurante e incrementar gastos. Por el contrario, una oferta bien definida y ajustada permitirá rentabilizar los costes, al disminuir los residuos, y evitar compras y gastos adicionales.

Asimismo, es de suma importancia conocer quiénes serán los proveedores del establecimiento.

9. No revisar estados financieros mes por mes

En ocasiones, los propietarios y/o gerentes de restaurantes confían ciegamente en el saldo bancario y no se preocupan por hacer un balance de los estados financieros mensuales. Esto puede entorpecer seriamente la gestión financiera del negocio, ya que, al no realizar una revisión regular de los estados financieros, ni hacer una planificación estratégica, la rentabilidad alcanzada hasta el momento puede disminuir y ocasionar estragos. 

10. No tener presencia en el mundo digital

Cada vez son más los comensales que recurren a las plataformas digitales para encontrar referencias de nuevos restaurantes, echarles un vistazo a los menús, hacer reservaciones online o incluso pedidos. Por esta razón, es tan importante crear perfiles en los portales web gastronómicos y redes sociales más conocidas.

Si se utilizan de la forma correcta, estas herramientas son un excelente trampolín para poder captar nuevos comensales y garantizar las visitas al restaurante.

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