Con mayor o menor impulso, los restaurantes van transitando el camino de la digitalización. Los beneficios son evidentes y los restauradores han entendido que la tecnología aplicada a la gestión es una herramienta que impacta directamente en la rentabilidad. ¿Quieres digitalizar la gestión de tu negocio? Entonces lo que sigue es para ti.
Es cierto que es muy difícil integrarse a la ola digital abarcando simultáneamente todos los procesos que tejen al restaurante. La sugerencia es avanzar en el camino a medida que se reconozcan las necesidades, sin estresarse ni agobiarse. Se debe tomar el proceso de digitalización de la gestión del restaurante como un proceso natural de cambio. El punto de partida es el principio de que el mundo ha cambiado y sigue cambiando, y el restaurante no puede quedarse al margen.
Tabla de contenidos
¿Qué sectores del restaurante admiten digitalización en la gestión?
Un camino práctico para transitar la digitalización de la gestión del restaurante es identificar los sectores que afectan a este negocio de hostelería.
Las principales áreas de trabajo en el restaurante son:
- Captación de clientes: las herramientas digitales creadas con este fin habilitan la gestión de las redes sociales y del posicionamiento web, el control de reservas, el marketing.
- Recursos Humanos. Incluye la planificación de turnos, la gestión de vacaciones y ausencias, la optimización de horarios de los empleados.
- Gestión del stock. Facilita el control de inventarios y las previsiones para que el área de productos no sea una fuga de recursos, por vencimiento de mercadería, por sustracciones no autorizadas, por falta de materias primas necesarias para la cocina.
- Pedidos y compras. La digitalización hace posible centralizar las compras y controlar los costes.
- Área financiera. Es fundamental digitalizar este sector del restaurante. Con herramientas digitales es posible controlar día a día el estado financiero de la empresa.
- Analítica de ventas. Es un aspecto clave para la toma de decisiones que impacta directamente en la rentabilidad. El análisis de las ventas en el restaurante permite racionalizar las compras, la composición de la carta, la composición de promociones. La digitalización hace posible el análisis objetivo de la demanda de cada plato, evaluar la relación costo / beneficio y decidir si es rentable o no mantenerlo en la carta.
- Cocina. La gestión del restaurante debe ocuparse también de la cocina. La digitalización de las recetas y de los escandallos facilita la asignación de precios.
¿Cómo iniciar o avanzar en el proceso de digitalización de la gestión del restaurante?
El primer paso para organizar la digitalización de la gestión es realizar un diagnóstico de situación. Es conveniente dar pasos pequeños y seguros, para evitar las frustraciones y para que el proceso se viva sin tensiones ni preocupaciones.
Por todo ello, el primer paso será detectar en qué procesos se perciben más dificultades y complejidades, es decir, cuáles complican la vida del gestor. ¿Son frecuentes los problemas con los horarios de los empleados? ¿La administración del stock no está bien organizada? ¿No se sabe con certeza cuáles son los platos que más rinden y los que menos? ¿No se logra mejorar las ganancias y la información disponible es desorganizada?
A partir de este análisis, se seleccionarán las herramientas que se van a necesitar. No se trata de comprar software y máquinas y probarlas, hay que actuar sobre lo seguro. Por lo tanto es conveniente investigar proveedores, pedir referencias, solicitar asesoramiento y pruebas. De esta manera se podrá elegir la mejor herramienta para la función.
Beneficios de digitalizar el restaurante
En términos generales, la digitalización de los diferentes ámbitos del restaurante contribuye a la eficiencia. Y esta eficiencia se traduce en satisfacción al cliente, por un lado, y en optimización de los recursos por el otro. Estos dos factores son, en definitiva, los que definen la rentabilidad.
La digitalización de la gestión permite:
- Evitar las esperas de los clientes. Un sistema de gestión TPV permite una carta digitalizada que el cliente puede conocer antes de llegar al restaurante. Además, la comanda irá directamente de la mesa a la cocina. Cuando el camarero toma la comanda, lo hace en un dispositivo digital y el pedido llega a los fogones en el acto. En la práctica, si se quiere evitar el camarero, la digitalización permitirá que el cliente mismo organice su pedido. Se economiza tiempo de los clientes y de los camareros. Además, se reducen los errores. Los datos se integran a la base, y se transforman en un insumo para la analítica.
Digitalizando los sistemas de pago, también se reducen las esperas. El cliente termina de comer y ya dispone de la información para el pago de lo que consumió. Puede realizar el pago digitalmente y se cierra el proceso.
- Análisis de los datos para la toma de decisiones. La gestión digitalizada permitirá que, a fin del día, el gestor disponga de información real del movimiento del restaurante. Sabrá con datos reales qué platos se vendieron más, cuánto dinero se movió. Esta información permitirá tener datos objetivos para tomar decisiones a futuro.
Días y horarios en los que el restaurante está vacío, perfil de los clientes de días laborables y de fines de semana, preferencias del menú. En función de esta información se puede reorganizar el restaurante, establecer promociones, menús ejecutivos, platos en oferta. Se trata de aprovechar los nichos de actividad para incrementar la rentabilidad.
- Personalización de la atención al cliente. La digitalización permite crear una base de datos de clientes que favorecerá las estrategias de personalización. Saludarlo en el día de su cumpleaños, organizar eventos especiales para padres/madres de familia, para niños, para deportistas, es posible si se dispone de información acerca de los clientes que han visitado el restaurante. Asimismo, esta base de datos hará posible la gestión de las redes sociales y la actividad en la web.
- Posicionamiento del restaurante con las herramientas de Google
Formar parte de Google My Business requiere tener digitalizada la reserva de mesas, la carta, reseñas de clientes. De esta manera, un cliente en ruta que busque restaurante cerca, accederá al restaurante, lo conocerá y decidirá si lo elige.
Centralizar la información hace que el gestor tenga todo el negocio en su pantalla para organizar y controlar. Y dispondrá de información objetiva y real a partir de la cual se podrá optimizar la gestión para aumentar la rentabilidad.
