El inventario es un punto neurálgico en el restaurante. Tiene un impacto significativo en la rentabilidad y en la satisfacción del cliente. Implementar un sistema efectivo y eficiente de gestión de inventario en el restaurante es un punto de apoyo fundamental para conseguir resultados económicos.
¿Por qué es necesario atender a la gestión del inventario?
Existen razones que nacen de ese impacto que la gestión de inventario tiene en la rentabilidad para preocuparse por la gestión del inventario. Después de todo, obtener ganancias es la aspiración y la razón de ser de un restaurante. Para ser rentable, el restaurante debe tener buenos ingresos y minimizar los costes. Precisamente el inventario tiene que ver con ambos factores de éxito.
¿En qué beneficia una buena gestión de inventario?
Control de costos
El inventario es una importante fuente de costos de un restaurante. Una gestión inadecuada puede provocar fugas y pérdidas de ganancias. La gestión eficiente minimiza el desperdicio de alimentos y reduce las compras innecesarias.
Satisfacción del cliente
Del inventario depende el funcionamiento de la cocina y la disponibilidad de los platos que se ofrecen en la carta. Un cliente espera que, cuando elige un menú que la carta propone, el restaurante esté en condiciones de satisfacer su pedido. Si el inventario no se gestiona adecuadamente, es posible que al cocinero la falten ingredientes, con la consiguiente desilusión e insatisfacción del cliente.
Control de calidad
Una buena gestión del inventario del restaurante permite asegurar que los ingredientes y productos estén en óptimas condiciones. Todos los productos estarán vigentes y siempre disponibles, pues el depósito se organizará para todo se use antes de su vencimiento.
Mejora la gestión de compras
Si el restaurante ha implementado un sistema efectivo de gestión de inventario, se facilita la organización de las compras. Se conocerá con precisión qué productos hay y cuáles es necesario comprar y en qué cantidad. De esta manera se asegura que lo necesario siempre estará disponible.
Eficiencia operativa
Cuando el inventario está eficientemente controlado se puede planificar mejor la propuesta del restaurante en cada momento. Rotación de menús, menús económicos, pedidos especiales, organización de eventos, todo se facilita cuando el sistema de gestión de inventario es eficiente.
El inventario es un soporte muy importante para el restaurante, por lo tanto, es necesario prestarle la debida atención para optimizar la gestión.
Pasos para implementar un sistema de gestión de inventario
La gestión de inventario es asunto de organización. Por lo tanto, las primeras acciones deben encaminarse a organizar el almacén para que una buena gestión sea posible.
Los pasos sugeridos son los siguientes:
1. Determinar las necesidades de cada producto
¿Qué artículos se necesitan en el restaurante y qué cantidad de cada uno? Esta cantidad se determina en función de la frecuencia de las compras. Es importante incluir todos los suministros necesarios, no solo los de cocina.
2. Definir niveles de inventario
Establecer cuál es el mínimo y el máximo de cada producto es un paso importante para la organización. Así se asegura que no faltarán los ingredientes y que no caducarán almacenados por exceso de compra.
3. Organización del almacén del restaurante
Se necesita acordar un orden del almacén del restaurante. Es una tarea en la que deben estar de acuerdo el gestor y los empleados. Hay que considerar:
La iluminación
Es necesario tener buena luz para tomar los productos que se necesitan sin perder tiempo ni generar desorden.
La ubicación en los estantes
Los productos deben estar ubicados de acuerdo a su fecha de caducidad. Los que caducan antes tienen que ser los primeros en utilizarse, por lo tanto, deben ubicarse adelante. Las cajas que contienen productos no deben estar en el suelo.
En caso de productos que requieran frío, congelador o refrigeradores, es preciso atender a los sectores establecidos en la máquina. Las máquinas de frío tienen secciones para cada tipo de producto según el frío que requieran. Es un aspecto a tener en cuenta en la organización.
4. Mantener siempre actualizado el sistema de entradas y salidas
Una vez que el inventario está organizado se requiere de un registro que permita conocer en tiempo real en qué situación está. En el sistema debe registrarse lo que entra y lo que sale.
Es decir, que cuando llegan los productos comprados pasan por el registro antes de llegar al almacén. De la misma manera, todo lo que se retira del almacén debe constar en el registro.
Los registros se pueden hacer manualmente, aunque existen softwares para gestión de inventario que facilitan todo el proceso de gestión.
La tecnología en la gestión de inventario
La tecnología ofrece herramientas que optimizan la gestión del inventario. Economiza tiempo y ofrece la mayor precisión. Con un software de gestión de inventario el control se realiza desde la pantalla con solo un clic.
No solo es importante controlar las existencias en el almacén para que no falte nada y no se compre demasiado. La incidencia del inventario en el restaurante es más profunda.
Un adecuado sistema de gestión de inventario permite tener el control del coste de los productos. Esta información es fundamental para el equilibrio financiero.
Conocer cuánto se paga por cada ingrediente es la base del ajuste de los precios de los platos. A partir del análisis del coste de productos, será posible estimar cuánto cuesta cada receta. Se podrán elegir las opciones de productos más adecuadas sin perder calidad.
En función del precio, se define el valor de venta de cada plato de la carta, de los menús económicos y de todas las propuestas que se quieran crear.
Los softwares de gestión de restaurantes suelen incluir el inventario. Es importante ponerlo en marcha y mantener los registros siempre actualizados. Se necesita cambiar el concepto de almacén e inventario del restaurante. No es solo el lugar en el que se almacenan los productos. Es uno de los soportes fundamentales de la rentabilidad. Un inventario bien gestionado evita fugas de dinero y, por tanto, favorece la rentabilidad.
