La automatización de la gestión avanza en todos los ámbitos de la actividad empresarial. Cada vez son más los restaurantes que han descubierto que automatizando tareas economizan recursos, tiempo, esfuerzo. Y esta economía se traduce en mayor rentabilidad. ¿Tienes implantada la automatización de la gestión de tu restaurante? Estos consejos que siguen seguro que te interesan.
Por otro lado, la automatización es muy bienvenida por los clientes. Los procesos automatizados se cumplen más rápidamente, se reducen los errores, hay menos esperas y mejora la experiencia del cliente.
¿Qué procesos se pueden automatizar en el restaurante?
Muchos restaurantes ya tienen experiencia en automatizaciones en los siguientes procesos:
Reserva de mesas
Los clientes se han acostumbrado a reservar sus mesas desde redes sociales o desde la web del restaurante. Si un restaurante no dispone del sistema, probablemente el interesado buscará otro.
Gestión de inventario y de compras
Se programan las compras y se facilita la programación del suministro de existencias.
Gestión financiera
Las automatizaciones financiera, contable y fiscal facilitan el cumplimiento a tiempo de los requerimientos del área. La contabilidad estará siempre al día y los impuestos pagados puntualmente.
Gestión de datos del cliente
Los sistemas automatizados almacenan datos personales y de las preferencias de los clientes que luego pueden usarse para personalizar el servicio. Además, el análisis de los datos almacenados ofrece un conocimiento profundo del funcionamiento indispensable para innovaciones y para implementar nuevas estrategias.
Comandas
Evitar el contacto con personas sigue muy vigente en mucha gente. Desde la perspectiva del restaurante, reduce los errores y los inconvenientes que el factor humano ocasiona.
Pagos
Todo el proceso de pago se simplifica y el cliente se evita los tiempos de espera en este momento final de su estadía.
Gestión de estrategias de marketing
Se automatizan promociones mediante el emailing, por ejemplo, que son muy útiles para difundir las propuestas.
¿Cuáles son los pros de la automatización de la gestión?
El gestor toma conciencia de los beneficios de automatizar la gestión cuando comienza a afianzarse el mecanismo. Es ahí cuando percibe todo el trabajo inútil que realizaba. En esos momentos entiende cuántos recursos humanos se desperdiciaban y cuánto tiempo se perdía que podía dedicarse a planear mejoras para el restaurante.
Sucede en la práctica que a quien no ha descubierto la automatización puede que le cueste entender que, en verdad, es un recurso que cambia la vida al gestor y que puede llevar al restaurante a un escalón superior.
Algunos de los beneficios reconocidos por todos:
Se gana en eficiencia
La eficiencia es la base de la economía del restaurante. Ser eficiente es hacer más con menos. Es la capacidad de lograr los mejores resultados con mínimos recursos. Y a eso contribuye la automatización.
Con menos personal se atiende todos los sectores del restaurante con el máximo de eficacia. ¿Y cómo se mide la eficacia en un restaurante? Observando dos indicadores: la satisfacción del cliente y la rentabilidad.
Los pedidos se procesan más rápido y sin fallos, los pagos se realizan en un instante y sin esperas, las compras se programan y todo está a tiempo para cubrir las necesidades, las reservas de mesas se realizan con un clic y no hay confusiones. Estas son algunas de las mejoras que se logran cuando se automatiza la gestión del restaurante.
Reducción de errores
Errar es humano, dice un antiguo refrán, y claro que lo es. Los humanos se equivocan y esto es normal. Precisamente, las automatizaciones reducen los riesgos de errores en todos los ámbitos del restaurante.
Ahorro de tiempo y de costos
Las automatizaciones en la gestión hacen que un sistema realice las tareas repetitivas que estaban a cargo de empleados. Por lo tanto, se economiza en personal, tanto en sueldos y gastos de seguridad social, como en formación. Esto no implica siempre despedir empleados, sino disponer de ese tiempo de otra manera para tareas más útiles que repetir acciones que una máquina puede realizar.
Organización del inventario
Una parte muy importante de la gestión de un restaurante tiene que ver con el inventario y las compras. Programar las compras para que nunca falten ingredientes y para que los existentes no caduquen exige mucho tiempo y dedicación. Sin embargo, es una tarea que puede automatizarse. Al hacerlo, se consigue evitar sorpresas de productos que faltan o que se han vencido.
Incremento de la productividad
La suma de todos estos beneficios que aportan las automatizaciones en el restaurante es el incremento de la productividad y de la rentabilidad. Si bien este beneficio no depende únicamente de las automatizaciones, este es un factor que contribuye en buena medida.
¿Cuáles son los aspectos negativos de la automatización de la gestión en el restaurante?
Las opiniones tradicionalistas encuentran algunas condiciones que entienden están en contra de la automatización en el restaurante. Entre estos factores se mencionan:
Inversión
Como todo cambio, implementar automatizaciones implica invertir dinero. Para automatizar la gestión es necesario comprar tecnología, contratar asesoramiento, capacitar empleados. Y todo eso cuesta. Sin embargo, hay que pensar que no es necesario cambiar todo de una vez. Se puede avanzar gradualmente en los procesos de acuerdo con las posibilidades de recursos. Esta es una buena opción para iniciar el camino.
Cambios profundos de organización
Necesariamente hay que disponerse a cambiar estructuras y organización para integrar las automatizaciones. Se hace necesario salir de la zona de confort, de la forma en que siempre se hicieron las cosas, para avanzar a un sistema renovado.
La organización debe cambiar, probablemente las funciones de las personas también cambiarán. Surgirán nuevas tareas y desaparecerán otras.
Es importante avanzar con calma y paso a paso. La formación del personal es la base del éxito de estos cambios. Todo el equipo debe entender el porqué de las automatizaciones y aceptar los nuevos roles que les tocará cumplir en el restaurante. Es el camino necesario para mantener al restaurante competitivo en el escenario tecnológico actual.
Para que las automatizaciones fluyan sin que el restaurante se resienta, es necesario planificar bien los cambios. El primer paso es encontrar la tecnología que mejor se adapte a las necesidades del restaurante. Es una inversión que se recupera en el corto plazo.
