Una buena gestión de reservas en tu restaurante redundará en un incremento de la clientela y con ello de los beneficios económicos. La esmerada atención, cortés y respetuosa, mejora las posibilidades de aumentar las visitas al establecimiento.

Un cliente que se sienta bien atendido estará motivado para regresar.  Si además comprueba que cuenta con facilidades para reservar y disfrutar de un buen rato en familia o con amigos, seguramente volverá. ¿Qué sistema de reservas utilizas en tu restaurante?

La correcta gestión de reservas en tu restaurante

Cuantas más opciones ofrezcamos al cliente mejor atendido se sentirá. Aunque hay varias formas de concretar una reserva, las más extendidas son las que se hacen por internet o por teléfono.

En cualquier caso, hay aspectos básicos que no se deben descuidar. Una atención rápida y eficiente es indispensable. Es recomendable anotar correctamente los datos del cliente, en especial el número telefónico por si es necesaria una comunicación posterior.

El responsable de atender al cliente debe estar atento a preguntas y detalles que este transmita para ofrecer cada día un mejor servicio. También debe conocer la disponibilidad de plazas para evitar errores al suministrar la información. Una vez concretada la reserva, es importante volver a contactar al cliente para saber si está satisfecho con el servicio prestado.

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Las condiciones de la reserva

Todo el equipo de atención en un restaurante, desde el recepcionista hasta el propietario, debe conocer a fondo las condiciones para la reserva. Si se dispone del servicio online, estas deben estar estratégicamente ubicadas en la web para que el cliente las revise.

También deben estar informados sobre las ofertas, platos especiales, capacidad del local, entre otros. Así se evitarán inconvenientes que podrían culminar en  reclamos o pérdida de un cliente.

La reserva telefónica

Las reservas telefónicas en tu restaurante serán exitosas en la medida en que el personal dispense  un trato amigable, cordial y respetuoso. Es importante contestar las llamadas en el menor tiempo posible, incluso antes del tercer tono. El personal identifica el restaurant, saluda, se presenta y ofrece ayuda.

Si fuese necesario poner la llamada en espera, el tiempo no debe exceder los 30 segundos. En su defecto se notificará al cliente cada 30 segundos el estatus de la gestión que se adelanta; facilitarle la comunicación y hacerlo en su idioma es otro consejo.

El libro de reservas online

Una opción atractiva y muy actual es la vía online. Cada día más personas manejan aspectos muy importantes de su vida desde el móvil, la tablet o el ordenador. Las reservas no son la excepción; por algo este sistema ha crecido en los últimos tiempos en más de un 170%.

Si se quiere estar a tono con los nuevos tiempos, tu restaurante debe ofrecer el servicio de reservas online. Lo ideal es gestionar una aplicación que facilite la atención a los comensales y libere de estas responsabilidades al personal.

El tradicional libro de reservas debe ahora estar en la web. El cliente estará encantado de conocer sus opciones de ubicación en el restaurant y la ocupación para el momento en que tiene previsto acudir. También deberá tener información sobre los platillos que servirán en determinados horarios y todas las posibilidades que se ofrecen para su disfrute.

Este libro debe incluir las reservas vía telefónica, directamente en el local o a través de redes sociales y canales promocionales. El calendario también forma parte de los beneficios de la consulta online; la disponibilidad de fechas y plazas se actualizan automáticamente; también las reservas canceladas quedan asentadas allí.

Algo que no puede faltar en una correcta gestión de reservas en tu restaurante es la confirmación. Esta deberá llegar automáticamente al correo del cliente, junto a la información sobre la dirección del establecimiento a través del navegador GPS del móvil.

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Aplicaciones para todas las necesidades

Lo recomendable es trabajar con aplicaciones online que minimicen el esfuerzo y garanticen seguridad al cliente y al restaurant. Deben estar incorporadas en la web y ser gestionadas por el equipo del local. No es necesario pagar comisión por estas funciones, ya que el control debe permanecer siempre en poder del personal del establecimiento.

Hay varias ofertas en el mercado, ajustadas a las necesidades de cada restaurant. Algunas son  Restaurantes GRR (de i-GEMAB), ReserBar de Intelify, OfiBarman o El Tenedor Manager, que está asociado a TripAdvisor.

Estos sistemas de software permiten organizar las reservas de una forma eficaz y muy sencilla. Alivian el trabajo y minimizan la posibilidad de cometer errores y arriesgar una buena atención al cliente.

Otra ventaja importante de esta tecnología es que aumenta el número de reservas. Un turista podrá hacer una reserva antes de viajar, desde su hogar al otro lado del mundo; lo ideal es que la atención se ofrezca en varios idiomas.

Fidelizar al cliente

Estos sistemas permiten mantener y aumentar la base de datos de clientes. Fidelizarlos será más sencillo conociendo sus datos y hasta sus gustos; también ayudan en las campañas de marketing para atraer a más personas. Vía web se pueden ofrecer incentivos a los clientes que más hayan reservado.

Mediante este tipo de recordatorios se minimizan las posibilidades de olvido de la reserva. Además, se puede ofrecer la opción de cancelar la reserva si el día escogido no puede asistir.

Formulario sencillo y práctico

Un sistema de gestión de reservas online debe ser rápido y sencillo. No es necesario pedir datos excesivos al cliente para evitar que se cansen y se vayan a otro sitio.

  • El formulario debe ser claro, corto y práctico para completarlo en línea. El acceso a las reservas no debe estar restringido por horarios; la confirmación debe de ser igualmente rápida.
  • Es importante establecer un límite a las reservas por internet para que otro tipo de clientes tenga acceso al restaurant. Una posibilidad es que al agotarse ese límite, se ofrezca un número de teléfono para gestionar las reservas. Así siempre tendrá un margen de maniobra.
  • La correcta gestión de reservas en tu restaurante permite además publicitar el local. Fotos de sus ambientes y de los platos principales deben estar en la web. También permite obtener la opinión de los visitantes y aprovecharla para mejorar el servicio.

La reserva online es una herramienta indispensable, cómoda, económica y práctica. La correcta gestión de reservas en tu restaurante debe incluirla; así se garantizará una mejor atención, al tiempo que aumentará la captación de nuevos clientes y también las ventas.