Todo espacio destinado a tránsito o estancia permanente de personas se deteriora, se desgasta. El restaurante también vive este proceso de envejecimiento. Las instalaciones se marchitan o pierden vigencia y hay que reformar.
Lo que antes era símbolo de modernidad y de confort, se vuelve poco atractivo, obsoleto. La tecnología avanza y el establecimiento ya va quedando excluido de las preferencias de la gente, porque se aleja de las tendencias.
En algún momento es necesario renovarlo. Todo local debe transformarse para acompañar los cambios en las expectativas de los clientes. Un restaurante que se renueva demuestra que se preocupa por ofrecer lo mejor. La inversión en reformas es una necesidad para garantizar la sostenibilidad del negocio.
Sin embargo, aunque el restaurador sabe que hacen falta reformas, le cuesta decidirse a poner en marcha los cambios. Un motivo puede ser el presupuesto, la falta de recursos. El otro la inconveniencia de cerrar el local. El cierre de un restaurante durante varios días es un gran sacrificio.
Por eso, cuando el restaurador asume que debe renovar el restaurante, aparecen tensiones. Por un lado, pesa la necesidad de los cambios, de las reformas. Por el otro, también influye el miedo a perder. Si cierra por reformas, no habrá ingresos por un tiempo y los clientes frecuentes podrían buscar otro local y ya no volver.
Es una especie de dilema entre conformarse con las cosas como están o jugarse a la transformación. Lo cierto es que, si las reformas se organizan bien, no es necesario cerrar el restaurante.
Es un desafío que exige coordinación, estrategia y la anticipación de los efectos que las obras tendrán en la operativa diaria. Cambiará un poco la dinámica habitual, pero el negocio podrá seguir funcionando mientras se transforma.
Tabla de contenidos
¿Cómo organizar una renovación del restaurante sin cerrarlo?
La renovación del restaurante sin cerrar requiere de organización. Debe abordarse de manera integral y con una visión clara de cuál será el proceso completo y el resultado de la transformación.
Definir necesidades y objetivos
Una vez que surge la idea de reformar el restaurante, hay que detenerse a observar tanto lo que funciona como lo que limita la experiencia y los planes de futuro.
Desde la infraestructura hasta el ambiente todo debe analizarse meticulosamente, porque cada área y cada parte del espacio forma parte del sistema.
A partir de este análisis se identificarán qué aspectos requieren actualización por degaste y deterioro, por normativa o por las expectativas de los clientes. El eje siempre será la identidad del restaurante, el público objetivo, los valores que intenta transmitir.
Los objetivos deben ser claros. Mejorar la iluminación, ampliar la capacidad del local, permitir una circulación más fluida de clientes y personal, cambios en la cocina, son algunos de los aspectos que se pueden abordar.
Comunicación con la empresa
La elección de la empresa es un momento importante. Trabajar en un espacio abierto al público y que sigue funcionando, exige una sensibilidad distinta a la de una obra convencional. Por tanto, es conveniente valorar la experiencia previa en proyectos similares.
La empresa debe participar en la planificación de la reforma, en las fases y coordinación de horarios. Una condición central es que se garantice la seguridad de clientes y empleados.
Los plazos deben ser cumplidos. La reforma no puede convertirse en obstáculo para que el servicio continúe. La comunicación del restaurador con la empresa que lleva a cabo las obras es esencial para que el proceso transcurra con fluidez.
La planificación en etapas es fundamental
Un estudio de la Federación Española de Hostelería muestra que el 68% de las reformas exitosas en restaurantes se inician con una planificación minuciosa.
Se trata de planificar los cambios sin perder de vista la experiencia del cliente. Si bien el funcionamiento del local deberá cambiar, desde la perspectiva del comensal todo debe funcionar bien, sin afectar la calidad.
Diseñar un plan escalonado es el camino para mantener el negocio funcionando. Se debe actuar por fases o etapas, aislando aquellas áreas que menos afectan el servicio sin comprometer la experiencia de los clientes. Los flujos de trabajo y los horarios de menor afluencia son datos fundamentales para la planificación.
Distribución del espacio
Dividir el restaurante en áreas habilitadas y otras de intervención permite mantener la operativa del restaurante. Para realizar esta división hay que considerar los accesos, la circulación del personal, la comunicación del salón con la cocina.
Es fundamental que los clientes no entren en contacto con las zonas en obras. Son muy útiles los cerramientos provisionales. Además, hay que instalar señalización clara y planificar la distribución temporal del mobiliario previendo que el servicio funcione con la mayor normalidad posible.
Definición de horarios para las obras de reformas
Definir en qué horarios se trabajará en las reformas en una decisión relevante. Se trata de establecer franjas de horarios en los que la actividad del restaurante sea baja. Las primeras horas de la mañana, los períodos intermedios de la tarde después del mediodía, las noches en horarios en los que el restaurante no funciona.
Si las reformas lo requieren, se establecerán días en los que el establecimiento esté cerrado. Es imprescindible que los clientes frecuentes conozcan el calendario de cierre. Asimismo, hay que mantener actualizadas las plataformas, para que se informen los clientes eventuales.
Control del ruido y del polvo
Las reformas suelen ocasionar polvo, ruidos molestos, tránsito de personas que llevan herramientas. Se deben implementar medidas que eviten que estas condiciones afecten a los clientes.
Por ejemplo, exigir el uso de máquinas actuales que son menos invasivas y programar protocolos de limpieza constante son acciones que contribuyen a preservar la calidad del ambiente durante la reforma.
Los recursos económicos que insumirán las reformas
Mantener el servicio activo durante las obras implica gastos adicionales que no existirían si el restaurante cerrara por unos días. Costes extra en logística, limpieza y seguridad se sumarán a los gastos que supone la obra en sí.
También hay que suponer que, aunque se intente mantener el servicio en óptimas condiciones, los ingresos pueden disminuir. A veces se reduce la capacidad del salón o hay clientes a los que no les agrada estar en un local en obras.
Son gastos que hay que prever para evitar sorpresas y tomar decisiones realistas sobre el alcance de la reforma. A partir de este análisis se determinará si es mejor mantener abierto o cerrar.
Reformar sin cerrar supone un gran esfuerzo que transmite un mensaje poderoso: el restaurante evoluciona sin perder su esencia y teniendo el foco en los clientes. Es una inversión en calidad, sostenibilidad y fidelidad de quienes lo eligen.
