El sector de la restauración es cada vez más competitivo, por eso es tan importante ofrecer una buena experiencia al cliente tanto en la web, como al momento de visitar el local. Un aspecto fundamental para garantizar que los clientes queden satisfechos con el servicio prestado, es saber cómo gestionar las reservas del restaurante.

Para ganar eficiencia y optimizar la gestión de reservas y las situaciones de espera, no solamente hay que idear una buena estrategia, sino implementar prácticas digitales que faciliten el proceso. Existen aplicaciones móviles destinadas para restaurantes que ofrecen distintas opciones de reserva para brindar una excelente experiencia al cliente.

¿Cómo gestionar las reservas de un restaurante?

La gestión de reservas de un restaurante implica una serie de factores importantes. Las siguientes prácticas les permitirán a los propietarios de restaurantes hacerlo de la manera más eficiente.

1. Estudiar bien los tiempos

Un aspecto clave para ser más eficientes con la gestión de las reservas del restaurante es calcular, con la mayor exactitud posible, los tiempos en los que demora en comer cada mesa. De esta forma se podrá obtener el máximo rendimiento de cada mesa y se optimizará al máximo el tiempo para agilizar el servicio.

2. Establecer una política de reservas

La gestión de reserva de un restaurante debe llevarse a cabo a través de una política bien definida. De esta forma, se podrán detallar el tiempo máximo de retención de una mesa, por ejemplo, o el número de comensales máximo por reserva.

La política de reservas del restaurante debe publicarse en el sitio web para evitar confusiones al momento de hacer una reserva y poder ofrecer el mejor flujo de reservas para ambas partes.

3. Planificar la plantilla

Para poder atender a todos los clientes que visiten el restaurante, es muy importante tener previsto con antelación la gestión de la plantilla de empleados. Este punto hay que considear, sobre todo, durante los fines de semana y las fechas especiales, ya que probablemente se necesitarán refuerzos.

4. Evitar hacer esperar a los clientes

La clave principal para gestionar exitosamente las reservas del restaurante es no hacer esperar a los clientes. Esto no sólo supone un mal servicio para el cliente, sino que afecta todo el servicio en general, desde que realizan la reserva por teléfono o por la web, hasta que finalizan su visita en el local.

Mesa reservada

5. Implementar un sistema de reservas online

En la actualidad, la mayoría de los clientes prefieren hacer las reservaciones en línea. Por esta razón, se aconseja ofrecer reservas online desde el sitio web o a través de aplicaciones de reserva de mesa populares.

Disponer de un sistema de reservas online eficiente permitirá crear un contacto más directo con los clientes potenciales, captar mails de suscriptores para impulsar su fidelización y reducir la carga de trabajo en el personal del restaurante.

6. Utilizar herramientas de gestión de reservas

Una de las mejores prácticas para la gestión de reservas es, sin lugar a dudas, las herramientas de gestión de reservas, como software de reservas y sistemas de calendario, pueden ser de gran ayuda.

Estas herramientas o plataformas son muy útiles porque ayudan a evitar el overbooking y aseguran que las reservas se distribuyan de manera uniforme durante todo el día.

7. Mantener actualizados los horarios

Al ofrecer un servicio de reservas online es sumamente importante mantener actualizados los horarios, tanto en el sitio web del restaurante como en los perfiles de las redes sociales. Estas plataformas, al igual que la herramienta de Google My Business, son fundamentales para dar a conocer información rápida y fiable a los comensales, sobre todo, si desean visitar el restaurante en fechas especiales.

8. Establece políticas de reserva claras

Es importante establecer políticas de reserva claras y comunicarlas de manera transparente a los clientes. Estas políticas pueden incluir tiempos máximos de espera para tardanzas, políticas de cancelación y penalizaciones por reservas no cumplidas. De esta forma, los clientes estarán informados y se evitarán malentendidos.

9. Contar con un sistema de alerta y recordatorios

Un consejo bastante útil para reducir las ausencias y procurar que las mesas estén listas para cuando los comensales lleguen, es implementar sistemas de alerta y recordatorios automatizados. Así se podrá confirmar las reservas y recordar a los clientes la hora de su reservación.

Desde luego, hay que asegurarse de que los recordatorios de reserva sean recibidos a través de los canales adecuados para que sean realmente efectivos.

10. Gestionar una lista de espera

En el caso de que el restaurante esté completamente lleno y los comensales deban esperar, gestionar una lista de espera eficiente puede hacer la diferencia. Esto permitirá mantener a los clientes informados sobre su posición en la lista, ofreciéndoles una estimación precisa del tiempo de espera.

11. Disponer de un área de espera cómoda

En ocasiones, es común que los comensales lleguen al restaurante antes de la hora de su reserva. Por este motivo, se aconseja disponer de un área de espera cómoda con asientos donde los clientes puedan esperar con tranquilidad. Una excelente idea es ofréceles, además, una carta de aperitivos o bebidas para que se sientan atendidos y agasajados.

Las mejores aplicaciones de reservas para restaurantes

Las aplicaciones de reservas de restaurantes son una excelente alternativa para optimizar la gestión de reservas en el restaurante. No sólo automatizan muchos de los procesos que normalmente requieren tiempo, sino que reducen todos los posibles errores que pueden surgir, como dobles reservas o pérdidas de información.

Además, facilitan la comunicación entre los comensales y el restaurante, ya que permiten enviar confirmaciones de reserva, recordatorios e, incluso, solicitudes especiales de forma automática y eficiente. Todo ello permite ahorrar tiempo, evitar molestias e incrementa el grado de satisfacción del cliente.

Aunque son muchas las aplicaciones de reservas que se pueden utilizar, son dos las que sobresalen por su popularidad y efectividad: OpenTable y ElTenedor.

OpenTable

OpenTable es una app que cuenta con una gran red de restaurantes asociados y una interfaz dinámica con opciones de personalización que le permite a cada restaurante utilizar la app en función de sus necesidades particulares. Un punto a favor de esta app es que dispone de un programa de recompensas, que premia a los clientes más frecuentes con descuentos y beneficios exclusivos.

ElTenedor

ElTenedor, también conocida como «TheFork», se diferencia de todas las demás porque posee opciones de descuentos y promociones especiales que ayudan a los restaurantes a atraer más clientes en momentos de poca demanda.

Otra ventaja de usar esta app es que cuenta con un apartado de reseñas de los clientes que le permite a los propietarios o gerentes recibir un feedback del servicio prestado.

Para concluir

En conclusión, la gestión de reservas en un restaurante es un aspecto clave para garantizar el éxito y la satisfacción de los clientes. Implementar estas prácticas te ayudará a optimizar la capacidad de tu restaurante, mejorar la experiencia de los comensales y aumentar la satisfacción general.

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